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Zwei Dinge, die zusammengehören: Yena macht aus „Rufen Sie mich in zwei Wochen an“ beim Protokollieren eine Aufgabe, und Ihr Dashboard zeigt diese Aufgabe an dem Tag, an dem sie fällig ist.

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Ein Tag mit Wiedervorlagen

Laura ist Executive-Search-Beraterin in München. Am späten Vormittag beendet sie ein Gespräch mit Anna Beispiel, einer Finanzdirektorin, die sich für ein Mandat als Head of Finance interessiert. Anna möchte zuerst mit ihrer Familie sprechen und bittet Laura, in zwei Wochen zurückzurufen. Früher hat Laura das auf einen Zettel geschrieben. Zwei Wochen später lag der Zettel unter einem Stapel Papier, und Anna hatte zuerst von einem Wettbewerber gehört.
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Laura protokolliert den Anruf an Annas Datensatz

Beim Kandidaten öffnet sie den Tab Aktivität, klickt auf Aktivität protokollieren und wählt Anruf protokollieren. Sie schreibt, was passiert ist: „Anna angerufen. Sie möchte zuerst mit ihrer Familie sprechen. In zwei Wochen zurückrufen.“ Dann klickt sie auf OK.
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Yena schlägt die Wiedervorlage im selben Fenster vor

Das Fenster bleibt offen und zeigt ein angehaktes Kästchen, Wiedervorlage als Aufgabe anlegen, mit einem Titel („Anna zurückrufen“) und einem Datum in zwei Wochen, in der Zeitzone Ihres Workspace. Laura kann den Titel ändern, das Datum ändern oder den Haken entfernen.
Fenster Anruf protokollieren mit angehaktem Kästchen für die Wiedervorlage, einem Titel und einem Fälligkeitsdatum

Die vorgeschlagene Wiedervorlage im selben Fenster wie der protokollierte Anruf

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Sie klickt noch einmal auf OK

Der Anruf ist gespeichert, und die Aufgabe existiert: Laura zugewiesen, mit Annas Datensatz verknüpft, fällig an diesem Datum. Kein neuer Bildschirm, kein Abtippen in eine Aufgabenliste.
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Am Fälligkeitstag steht sie auf ihrem Dashboard, unter Heute

Wenn Laura an diesem Morgen Yena öffnet, steht „Anna zurückrufen“ in der Liste Heute fällig auf dem Dashboard. Sie klickt darauf, die Aufgabe öffnet sich, sie ruft an und hakt sie ab. Sie verschwindet ohne Neuladen aus der Liste.
Liste Heute fällig auf dem Dashboard mit der Aufgabe Anna zurückrufen

Heute auf dem Dashboard: Heute fällig listet die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die fällig oder überfällig sind

Was Laura davon hat: Nichts wird vergessen, sie muss nicht daran denken, eine Aufgabe anzulegen, und Anna bekommt den Anruf, der ihr versprochen wurde.

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Was Yena vorschlägt

  • Eine Aufgabe pro protokolliertem Anruf oder Gespräch. Yena liest, was Sie geschrieben haben, und schlägt höchstens eine Wiedervorlage vor. Speichern Sie dieselbe Notiz erneut, entsteht keine zweite Aufgabe.
  • Datum in Ihrer Zeitzone. „Nächsten Dienstag“ und „in zwei Wochen“ werden zu einem echten Datum in der Zeitzone Ihres Workspace.
  • Keine erfundenen Daten. Nennt der Text keinen genauen Tag, zum Beispiel „nach dem Q1-Bonus“, bleibt das Datum leer, und das Fenster sagt: „Die Notiz nennt keinen genauen Tag. Wählen Sie einen aus oder speichern Sie die Aufgabe ohne Datum.“
  • Es blockiert nie Ihr Speichern. Lässt sich kein Vorschlag machen, wird der Anruf wie gewohnt gespeichert, und Sie legen selbst eine Aufgabe an.
  • Auch Notizen. Eine Notiz, die Sie im Tab Notizen des Kandidaten anlegen, wird auf dieselbe Weise gelesen. Nennt sie einen nächsten Schritt, wird die Wiedervorlage vorgeschlagen, bevor die Notiz gespeichert wird.
  • Lässt sich die Aufgabe nicht anlegen, ist der Anruf trotzdem gespeichert. Das Fenster sagt: „Gespeichert, aber die Wiedervorlage konnte nicht angelegt werden. Versuchen Sie es erneut oder entfernen Sie das Häkchen.“

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Heute auf dem Dashboard

Unter dem Suchfeld auf dem Dashboard bilden zwei Listen die Ansicht Heute:
  • Heute fällig: Ihnen zugewiesene Aufgaben, die heute fällig oder überfällig sind, die ältesten zuerst. Überfällige Aufgaben zeigen rot „Überfällig“ mit ihrem Datum. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen, zu bearbeiten oder abzuschließen. Eine Aufgabe, die heute nicht mehr fällig ist, verschwindet aus der Liste.
  • Meine offenen Stellen: die offenen Stellen, die Ihnen gehören, mit Status und dem Zeitpunkt, an dem zuletzt etwas auf ihnen passiert ist. Die Stelle mit der jüngsten Bewegung steht oben. Klicken Sie auf eine Stelle, um sie zu öffnen. Eine Stelle ohne Bewegung zeigt „Noch keine Aktivität“.
Liste Meine offenen Stellen auf dem Dashboard mit der Stelle Head of Finance (m/w/d)

Meine offenen Stellen: Ihre Stellen, die zuletzt aktiven zuerst.

Jede Liste zeigt die ersten acht Einträge. Die Zahl rechts ist die Gesamtzahl. Eine Stelle rückt nach oben, wenn ein Kandidat hinzukommt, in eine andere Phase wechselt oder sich bewirbt.

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Die Morgen-E-Mail

Die tägliche Agenda-E-Mail um 8:00 Uhr nennt außerdem Ihre offenen Aufgaben, die überfällig oder heute fällig sind, neben Ihren nächsten Kampagnenschritten. Sie folgt der Einstellung Tägliche Kampagnen-Agenda unter Einstellungen → Benachrichtigungen. Schalten Sie sie dort aus, wenn Sie die E-Mail nicht möchten.

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FAQ

Ja. Alle Aufgaben stehen unter Aufgaben. Heute zeigt nur, was fällig oder überfällig ist.
Nur die, die Ihnen zugewiesen sind. Eine Wiedervorlage wird der Person zugewiesen, die den Anruf protokolliert hat.
Ja. Legen Sie sie von Hand unter Aufgaben oder am Datensatz an. Siehe Kalender, Aufgaben und Notizen.