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Diese Anleitung deckt den kompletten Ablauf ab — vom Anlegen der Kampagne bis zu den ersten Antworten.
Der Versand bleibt aus, während Sie vorbereiten. Nichts geht raus, bevor Sie auf dem Tab Übersicht der Kampagne Versand starten wählen. Der Knopf bleibt ausgegraut, bis die Kampagne alle Startprüfungen besteht.

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Bevor Sie starten

  • Verbinden Sie das E-Mail-Konto oder LinkedIn-Konto, von dem aus gesendet werden soll.
  • Stellen Sie sicher, dass die Personen die nötigen Kontaktdaten haben: eine E-Mail-Adresse für E-Mail-Schritte, ein LinkedIn-Profil für LinkedIn-Schritte.
  • Entscheiden Sie, ob die Kampagne dem Sourcing oder der Kundengewinnung dient.

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1. Kampagne anlegen

  1. Öffnen Sie Kampagnen in der Hauptnavigation.
  2. Wählen Sie Neue Kampagne.
Das ist alles. Yena legt einen Entwurf namens Unbenannte Kampagne an und öffnet den Tab Personen. Nichts wird gesendet, bevor Sie den Versand einschalten. Umbenennen, den Typ ändern (Sourcing oder Business Dev) und Mandat oder Kunde verknüpfen können Sie jederzeit im Tab Einstellungen. Denselben einen Klick gibt es auf dem Dashboard und im Dialog Zur Kampagne hinzufügen: erst Personen auswählen, dann Neue Kampagne. Yena legt den Entwurf an, fügt die Personen hinzu und öffnet den Tab Sequenz.
Sie rekrutieren für einen Job, der schon in Yena ist? Öffnen Sie den Job, wählen Sie den Tab Kampagnen und dann Neue Kampagne. Ein Klick erstellt die Kampagne, verknüpft den Job und schreibt eine vollständige Sequenz mit sechs Schritten aus dem Jobtext. Siehe Eine Kampagne aus einem Job starten.

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2. Personen hinzufügen

Dialog Zur Kampagne hinzufügen in Yena

Personen aus jeder Liste in Yena zu einer Kampagne hinzufügen

Öffnen Sie den Tab Personen und fügen Sie Personen direkt hinzu — oder schicken Sie sie von überall in Yena hinein: aus einer Sourcer-Shortlist, der Kandidatenliste, den Kontakten oder einem Mandat, per Zur Kampagne hinzufügen. Die Kampagne lässt sich sogar direkt in diesem Dialog anlegen. Nach dem Start hinzugefügte Personen werden automatisch aufgenommen — Yena gleicht die Liste bei jeder Sendeprüfung ab.

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3. Sequenz aufbauen

Öffnen Sie den Tab Sequenz und fügen Sie die Schritte in ihrer Reihenfolge hinzu. Jedes Follow-up wartet eine Anzahl Tage und Stunden nach dem vorherigen Schritt. Details in Ihre Sequenz aufbauen.
Halten Sie die erste Sequenz kurz. Eine Kontaktanfrage und ein relevantes Follow-up sind leichter zu prüfen — und funktionieren meist besser — als eine lange Kette.

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4. Absender und Versandfenster festlegen

Sequenz-Einstellungen mit Versandfenster in Yena

Festlegen, wer sendet und wann Nachrichten rausgehen dürfen

Jeder sendende Schritt nutzt eines Ihrer verbundenen Konten — Sie legen es direkt am Schritt fest. Dann in den Sequenz-Einstellungen:
  1. Legen Sie die Stunden Von und Bis fest. Yena zeigt die Zeitzone Ihres Workspace daneben an.
  2. Lassen Sie Nur Werktage aktiviert, sofern die Kampagne nicht wirklich Wochenendversand braucht.
  3. Entscheiden Sie, ob Schritte bei fehlenden Kontaktdaten übersprungen werden oder die Person warten soll.
  4. Wählen Sie Speichern.
Die Wartezeit eines Schritts macht ihn sendebereit; Versandfenster und Tageslimits bestimmen, wann er tatsächlich rausgeht.

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5. Startbereitschaft prüfen und Vorschau ansehen

Die Bereitschaftsleiste über der Sequenz sagt Ihnen, ob die Kampagne starten kann — und wenn nicht, was genau fehlt: noch keine Personen, ein leerer E-Mail-Betreff, ein Schritt, dessen Kanal kein verbundenes Konto hat, eine LinkedIn-Nachricht ohne Kontaktanfrage darüber, mehr als eine Kontaktanfrage. Jeder Punkt verlinkt an die Stelle, an der er sich beheben lässt.
Testnachricht-Vorschau in Yena mit ausgefüllter Personalisierung

Die exakt gerenderte Nachricht prüfen, bevor irgendetwas gesendet wird

Mit Eine Testnachricht wählen Sie einen Schritt und einen Empfänger und sehen den exakten Wortlaut, der rausgehen würde — mit allen Personalisierungsfeldern gefüllt. Prüfen Sie das vor dem Start.

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6. Versand einschalten

Öffnen Sie den Tab Übersicht der Kampagne, prüfen Sie unter Als Nächstes, wer zuerst rausgeht, und wählen Sie dann Versand starten. Yena bestätigt, wie viele Personen starten, und arbeitet die Sequenz dann innerhalb Ihres Versandfensters ab. Zum Stoppen wählen Sie auf der Übersicht Versand pausieren, oder Sie schalten auf der Kampagnen-Seite den Schalter Versand in der Zeile der Kampagne aus. Danach werden keine weiteren Schritte gesendet. Bereits gesendete Nachrichten und Einladungen lassen sich nicht zurückholen. Details und wie Sie fortsetzen: Empfänger prüfen, dann starten oder pausieren.
Solange der Versand läuft, ist die Sequenz schreibgeschützt. Pausieren Sie zuerst, wenn Sie einen Schritt ändern müssen — das schützt Personen mitten in ihrer Journey vor einer halb bearbeiteten Sequenz.

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7. Zusehen, wie sie läuft

Der Tab Übersicht zeigt die Zahlen der Kampagne: die Fortschrittszeile, Sendungen und Antworten der letzten 7 Tage, die Zählung pro Schritt und die letzte Aktivität. Gezählt werden nur echte, bestätigte Sendungen. Der Tab Personen zeigt live den Status jeder Person — was zuletzt passiert ist und was als Nächstes passiert, mit genauer Uhrzeit. Mehr in Fortschritt und Antworten verfolgen.

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8. Antworten bearbeiten

Antwortet jemand — auf LinkedIn oder per E-Mail — nimmt Yena die Person sofort aus jeder Kampagne, storniert ihre verbleibenden Schritte, setzt den Status auf Geantwortet und benachrichtigt Sie. Das Gespräch wartet im Posteingang; ab hier übernehmen Sie, nicht die Sequenz.

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Fehlerbehebung

  • Eine Person „wartet”: Die Statuszeile im Kandidaten-Tab nennt den Grund — noch nicht fällig, außerhalb des Versandfensters, Tageslimit erreicht oder Warten auf die Annahme einer Einladung.
  • Ein LinkedIn-Follow-up wurde nicht gesendet: Es wartet auf die Annahme der Kontaktanfrage. Yena prüft die Annahme automatisch; die Wartezeit beginnt mit dem Moment der Annahme.
  • Eine LinkedIn-Nachricht wurde als „nicht vernetzt” übersprungen: Die Sequenz steht auf „Personen, die Sie bereits anschreiben können”, und diese Person ist außerhalb Ihres Netzwerks. Fügen Sie stattdessen eine Kontaktanfrage hinzu. Siehe Wen eine LinkedIn-Kampagne erreicht.
  • Versand starten ist ausgegraut: Fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen. Die Zeile unter dem Knopf nennt, was fehlt, und verlinkt die Stelle zum Beheben.
  • Eine Nachricht sieht falsch aus: Versand ausschalten, Sequenz korrigieren, Vorschau erneut prüfen, dann fortsetzen.