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Eine laufende Kampagne beantwortet drei Fragen auf einen Blick: Was ist mit jeder Person passiert, was passiert als Nächstes und wann, und wie performt die Kampagne insgesamt.

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Der Status pro Person

Kandidaten-Tab einer Kampagne in Yena mit Live-Status

Die Outreach-Spalte zeigt den aktuellen Stand und die nächste geplante Aktion jeder Person

Öffnen Sie den Tab Personen der Kampagne. Die Outreach-Spalte zeigt zwei Zeilen pro Person:
  • den aktuellen Stand — zum Beispiel Wartet auf Versand, Wartet auf Annahme der Einladung, Geantwortet oder Konnte nicht senden;
  • das nützliche Detail — die nächste geplante Aktion („Nächster Schritt: E-Mail am 14. Aug., 09:00”), wann eine Einladung angenommen wurde, oder den Grund eines Fehlschlags.
Die Status aktualisieren sich live — Annahmen, Sendungen, Antworten und Abschlüsse erscheinen ohne Neuladen der Seite.

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Die Schrittzeile

Öffnen Sie den Tab Sequenz der Kampagne. Jede Schrittkarte endet mit einem Satz: N Personen warten hier · N gesendet · N danach geantwortet. Unter dem letzten Schritt: N Personen haben alle Schritte durchlaufen. Jede Zahl ist ein Link, der den Tab Personen auf genau diese Personen filtert; Alle anzeigen hebt den Filter auf. „Danach geantwortet” rechnet die Antwort dem Schritt zu, der zuletzt vor der Antwort gesendet wurde, so sehen Sie, welche Nachricht die Arbeit macht.

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Die Kampagnenzahlen

Übersicht einer Kampagne in Yena mit Fortschrittszeile, 7-Tage-Diagrammen, Schritten und letzter Aktivität

Die Übersicht zählt nur vom Anbieter bestätigte Sendungen, nie Absichten

Öffnen Sie den Tab Übersicht der Kampagne. Die Zahlen dort entstehen aus echten Ausführungsfakten:
  • Fortschritt: Personen · Kontaktiert · Beobachtete Antworten · Sequenz beendet, dazu der kontaktierte Anteil. Kontaktiert zählt Personen mit mindestens einer bestätigten Sendung, deshalb steigt der Anteil nie über 100 %.
  • Zwei Diagramme für die letzten 7 Tage: Sendungen und beobachtete Antworten. Ist ein Diagramm leer, steht dort „Keine Sendungen in den letzten 7 Tagen”, wenn die Kampagne früher schon gesendet hat, und sonst der Hinweis, dass noch nichts gesendet wurde.
  • Schritte: eine Zeile pro Schritt mit wartenden, gesendeten und danach antwortenden Personen. Jede Zahl öffnet den Tab Personen, gefiltert auf genau diese Personen.
  • Letzte Aktivität: die neuesten Sendungen, angenommenen Einladungen, Antworten und Fehlschläge mit Uhrzeit. Eine Antwort verlinkt ins Gespräch im Posteingang.
Die Zeile jeder Kampagne auf der Kampagnen-Seite zeigt ihre Antwortquote. Sie wird gegen Personen gerechnet, die tatsächlich mindestens eine bestätigte Sendung erhalten haben, und sagt also, wie die Ansprache wirkt, nicht wie optimistisch die Liste war. Oben auf der Übersicht zeigt die Statuszeile die heutige Auslastung gegen das Tageslimit und wer als Nächstes rausgeht. So wissen Sie immer, ob die Kampagne arbeitet oder wartet. Mehr in Empfänger prüfen, dann starten oder pausieren.

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Wenn jemand antwortet

Die Antwort-Regel ist absolut und wirkt auf jedem Kanal gleich:
  1. Die Antwort wird der Person zugeordnet.
  2. Sie verlässt jede Kampagne in Ihrem Workspace — nicht nur die beantwortete.
  3. Alle verbleibenden Schritte werden storniert.
  4. Ihr Status wechselt zu Geantwortet.
  5. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit Link zum Gespräch im Posteingang.
Ab diesem Moment ist die Sequenz raus. Führen Sie das Gespräch im Posteingang weiter wie jeden anderen Thread.
Eine Antwort kann eine Kampagne nur stoppen, wenn Yena sie einer Person zuordnen kann. Nachrichten unbekannter Absender bleiben im Posteingang als nicht verknüpfte Gespräche sichtbar — Yena rät nie, wem sie gehören.

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Fehlerbehebung

  • Der Funnel wirkt niedriger als die Personenzahl: Personen ohne die nötigen Kontaktdaten oder mit nie angenommener Einladung zählen unter Übersprungen — nicht als Sendungen, die nie stattfanden.
  • Eine Antwort kam an, aber die Person zeigt noch einen geplanten Schritt: Die Zuordnung läuft beim Konto-Sync; der Schritt wird storniert, bevor er fällig wird. Hat die Person von einer anderen Adresse oder einem anderen Profil geantwortet, verknüpfen Sie das Gespräch im Posteingang mit ihr.
  • Zahlen weichen von Ihren CRM-Status ab: Der Funnel zählt Ausführungsfakten (bestätigte Sendungen, Annahmen, Antworten). CRM-Status am Kontakt pflegen Sie selbst; sie werden getrennt geführt.