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Zwei Recruiter, ein Kunde. Die eine ruft am Dienstag den Hiring Manager an und trägt den Anruf ein. Am Donnerstag öffnet der andere dieselbe Firma, sieht keinen Anruf und ruft dieselbe Person noch einmal an. Der Kunde hört denselben Pitch zweimal in einer Woche, und das Team lernt, dass man dem Datensatz nicht trauen kann. Genau das soll ein CRM verhindern. In Yena gehört ein Anruf oder ein Meeting, das Sie bei einer Kundenfirma oder einem Kontakt eintragen, dem Arbeitsbereich, nicht Ihrem persönlichen Kalender. Alle im Team sehen es, bei der Firma und bei der Person, mit Ihrem Namen.

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Was Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen

Öffnen Sie eine Kundenfirma und wechseln Sie auf den Tab Aktivität. Dort stehen alle Anrufe und Meetings, die irgendjemand im Team mit dieser Firma verknüpft hat, die neuesten zuerst. Jede Zeile ist gleich aufgebaut:
  • wer es eingetragen hat, mit Namen,
  • was es war: Kundengespräch, Nachfass, Vorstellungsgespräch, intern,
  • wann, mit Zeitraum,
  • die Notizen, die zum Termin geschrieben wurden.
Tab Aktivität einer Firma mit einem Kundengespräch samt Name der Kollegin, Typ, Zeit und Notizen

Ein Kundengespräch, das eine Kollegin eingetragen hat, auf dem Tab Aktivität der Firma

Dieselben Zeilen erscheinen auf dem Datensatz des Kontakts, wenn der Termin mit einer Person verknüpft ist. Die Timeline eines Kandidaten zeigt die Gespräche, die Ihre Kolleginnen mit ihm geführt haben; ein Kundenkontakt zeigt die Anrufe Ihrer Kollegen. Ein Termin, den Sie nicht selbst eingetragen haben, öffnet sich schreibgeschützt. Sie können jedes Detail lesen. Ändern oder löschen kann ihn nur die Person, die ihn angelegt hat.

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Was privat bleibt

Die Regel ist einfach: verknüpft heißt geteilt.
  • Ein Termin, der mit einer Firma oder einem Kontakt verknüpft ist, wird mit dem Arbeitsbereich geteilt.
  • Ein Termin ohne Verknüpfung (Zahnarzt, Team-Mittagessen, ein Block Fokuszeit) bleibt in Ihrem eigenen Kalender und erscheint nie bei einer Kollegin.
Termine aus Ihrem Google- oder Microsoft-Kalender folgen derselben Regel. Kolleginnen sehen sie erst, wenn Sie sie in Yena mit einem Kunden oder Kontakt verknüpfen. Bei solchen Terminen steht in der Zeile “Kalender von <Ihr Name>”, damit das Team weiß, woher der Eintrag kommt.

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So tragen Sie einen Anruf ein, den das Team sieht

  1. Öffnen Sie den Kalender und klicken Sie auf Neuer Termin, oder tragen Sie den Anruf direkt im Datensatz des Kontakts ein.
  2. Wählen Sie den Termintyp: Kundengespräch für einen Kunden, Kandidatengespräch oder einen Interview-Typ für einen Kandidaten.
  3. Verknüpfen Sie die Kundenfirma oder den Kontakt. Die Verknüpfung macht den Termin für das Team sichtbar.
  4. Schreiben Sie in die Beschreibung, was besprochen wurde. Dieser Text ist die Notiz, die Ihre Kolleginnen auf dem Tab Aktivität lesen.
  5. Speichern.
Auf die Verknüpfung kommt es an. Ein Anruf ohne verknüpfte Firma oder Kontakt ist ein privater Kalendereintrag, kein CRM-Datensatz. Steht der Kundenname nur im Titel, aber die Firma ist nicht verknüpft, sehen Ihre Kolleginnen ihn nicht.

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Wenn etwas nicht geladen werden kann

Erreicht der Tab Aktivität den Server nicht, sagt er das und bietet Erneut versuchen an. Er zeigt nie ein leeres “keine Aktivitäten”, solange ein Ladevorgang fehlgeschlagen ist. So kann ein Ausfall nicht wie ein sauberer Datensatz aussehen. Zeilen, die schon auf dem Bildschirm sind, bleiben stehen. Schlägt das Speichern eines Anrufs fehl, bleibt das Formular mit Ihrem Text offen und sagt es Ihnen. Nichts, was Sie getippt haben, geht verloren.
Ändern oder löschen kann einen in Yena angelegten Termin nur die Person, die ihn erstellt hat. Kolleginnen und Kollegen können ihn lesen, aber nie bearbeiten. Ein geteilter Anruf kann also nicht von jemandem verändert werden, der nicht dabei war.