# Ihre Sequenz aufbauen
Source: https://support.yena.ai/de/campaigns/build-your-sequence
Schritttypen, Timing, Personalisierung und die Regeln, die eine Sequenz sicher machen.
Jede Kampagne hat genau eine Sequenz. Sie wird mit der Kampagne angelegt, trägt deren Namen und besitzt die gesamte Ansprache — es gibt also nie die Frage, auf welcher Sequenz eine Person gerade ist.
![Sequenz-Editor in Yena mit E-Mail- und LinkedIn-Schritten und Timing-Sätzen]()
## Schritttypen
| Schritt | Was Yena tut |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **E-Mail** | Sendet aus Ihrem verbundenen Konto, mit angehängter Signatur. |
| **LinkedIn-Kontaktanfrage** | Lädt die Person ein, sich zu vernetzen. Die Notiz ist optional. Nur eine pro Sequenz. |
| **LinkedIn-Nachricht** | Wird gesendet, sobald Sie vernetzt sind. Nach einer Kontaktanfrage zählt die Wartezeit ab dem Moment der Annahme — nicht ab dem Versand der Einladung. |
| **WhatsApp-Nachricht** | Für Personen mit WhatsApp-Nummer. |
| **Aufgabe / Anruf** | Eine Erinnerung für Sie. Diese führt Yena nie automatisch aus. |
## Timing
Jeder Schrittkopf nennt sein Timing in klaren Worten: **Sofort senden** oder **3 Tage später senden**. Öffnen Sie den Schritt, um Tage und Stunden zu ändern.
Die Wartezeit zählt ab dem vorherigen Schritt. Bei einer LinkedIn-Nachricht nach einer Kontaktanfrage zählt sie ab der Annahme — „2 Tage später" heißt also zwei Tage, nachdem die Person angenommen hat, egal wie lange die Einladung unbeantwortet lag.
## Personalisierung
Fügen Sie Felder wie **Vorname**, **Unternehmen**, **Jobtitel** und **Vorname des Absenders** an beliebiger Stelle in Betreff oder Text ein. Prüfen Sie vor dem Start mit **Eine Testnachricht**, wie das Ergebnis für einen echten Empfänger aussieht.
Schreiben Sie die Nachricht, die Sie einer einzelnen Person schreiben würden, und ersetzen Sie dann die Details durch Felder. Wenn ein Satz nur mit gefülltem Feld funktioniert, prüfen Sie in der Vorschau, wie er bei jemandem wirkt, dessen Profil dieses Detail nicht hat.
## Regeln, die der Editor durchsetzt
* **Eine Sequenz pro Kampagne, eine Kontaktanfrage pro Sequenz.** Mehr als eine Einladung an dieselbe Person wirkt wie Spam — auf den Empfänger und auf LinkedIn.
* **E-Mail-Schritte brauchen Betreff und Text; LinkedIn-Nachrichten brauchen Text.** Die Startprüfung benennt jeden unvollständigen Schritt.
* **Jeder Schritt braucht einen nutzbaren Absender.** Jeder sendende Schritt ist mit einem Ihrer verbundenen Konten verknüpft; die Startprüfung markiert jeden Schritt ohne Absender.
* **Versand an heißt Bearbeiten aus.** Solange **Versand aktivieren** eingeschaltet ist, ist die Sequenz schreibgeschützt. Erst pausieren, dann bearbeiten, Vorschau prüfen, fortsetzen — Personen mitten in ihrer Journey laufen sicher auf der aktualisierten Definition weiter.
## Vorlagen
Der Sequenz-Editor enthält fertige Vorlagen für gängige Ansprache-Muster. Eine Vorlage füllt die Schritte sofort aus; alles bleibt bearbeitbar.
## Fehlende Kontaktdaten
Eine Person ohne E-Mail-Adresse kann keinen E-Mail-Schritt erhalten; eine Person ohne LinkedIn-Profil keine LinkedIn-Schritte. In den Sequenz-Einstellungen entscheiden Sie, was dann passiert:
* **Überspringen** — die Person überspringt den Schritt und setzt ihre Journey fort.
* **Warten** — die Person wartet, bis Sie das fehlende Detail ergänzen.
Fehlende Daten blockieren nie die ganze Kampagne — nur den Schritt dieser einen Person.
# Eine Kampagne von A bis Z
Source: https://support.yena.ai/de/campaigns/run-a-campaign
Eine E-Mail- oder LinkedIn-Kampagne in Yena aufbauen, prüfen, starten und überwachen.
Diese Anleitung deckt den kompletten Ablauf ab — vom Anlegen der Kampagne bis zu den ersten Antworten.
Der Versand bleibt aus, während Sie vorbereiten. Nichts geht raus, bevor Sie **Versand aktivieren** einschalten — und Yena lässt das erst zu, wenn die Kampagne alle Startprüfungen besteht.
## Bevor Sie starten
* [Verbinden Sie das E-Mail-Konto](/de/integrations/connect-email) oder [LinkedIn-Konto](/de/integrations/connect-linkedin), von dem aus gesendet werden soll.
* Stellen Sie sicher, dass die Personen die nötigen Kontaktdaten haben: eine E-Mail-Adresse für E-Mail-Schritte, ein LinkedIn-Profil für LinkedIn-Schritte.
* Entscheiden Sie, ob die Kampagne dem Sourcing oder der Kundengewinnung dient.
## 1. Kampagne anlegen
![Dialog Neue Kampagne in Yena mit Name und Typ]()
1. Öffnen Sie **Kampagnen** in der Hauptnavigation.
2. Wählen Sie **Neue Kampagne**.
3. Vergeben Sie einen klaren Namen und wählen Sie **Sourcing** oder **Business Dev**.
Mandat, Kunde oder Beschreibung können Sie später im Tab **Einstellungen** verknüpfen.
## 2. Personen hinzufügen
![Dialog Zur Kampagne hinzufügen in Yena]()
Öffnen Sie den Tab **Kandidaten** und fügen Sie Personen direkt hinzu — oder schicken Sie sie von überall in Yena hinein: aus einer Sourcer-Shortlist, der Kandidatenliste, den Kontakten oder einem Mandat, per **Zur Kampagne hinzufügen**. Die Kampagne lässt sich sogar direkt in diesem Dialog anlegen.
Nach dem Start hinzugefügte Personen werden automatisch aufgenommen — Yena gleicht die Liste bei jeder Sendeprüfung ab.
## 3. Sequenz aufbauen
Öffnen Sie den Tab **Sequenz** und fügen Sie die Schritte in ihrer Reihenfolge hinzu. Jedes Follow-up wartet eine Anzahl Tage und Stunden nach dem vorherigen Schritt. Details in [Ihre Sequenz aufbauen](/de/campaigns/build-your-sequence).
Halten Sie die erste Sequenz kurz. Eine Kontaktanfrage und ein relevantes Follow-up sind leichter zu prüfen — und funktionieren meist besser — als eine lange Kette.
## 4. Absender und Versandfenster festlegen
![Sequenz-Einstellungen mit Versandfenster in Yena]()
Jeder sendende Schritt nutzt eines Ihrer verbundenen Konten — Sie legen es direkt am Schritt fest. Dann in den Sequenz-Einstellungen:
1. Legen Sie die Stunden **Von** und **Bis** fest. Yena zeigt die Zeitzone Ihres Workspace daneben an.
2. Lassen Sie **Nur Werktage** aktiviert, sofern die Kampagne nicht wirklich Wochenendversand braucht.
3. Entscheiden Sie, ob Schritte bei fehlenden Kontaktdaten übersprungen werden oder die Person warten soll.
4. Wählen Sie **Speichern**.
Die Wartezeit eines Schritts macht ihn *sendebereit*; Versandfenster und Tageslimits bestimmen, *wann* er tatsächlich rausgeht.
## 5. Startbereitschaft prüfen und Vorschau ansehen
Die Bereitschaftsleiste über der Sequenz sagt Ihnen, ob die Kampagne starten kann — und wenn nicht, was genau fehlt: noch keine Personen, ein leerer E-Mail-Betreff, ein Schritt ohne Absender, mehr als eine Kontaktanfrage. Jeder Punkt verlinkt an die Stelle, an der er sich beheben lässt.
![Testnachricht-Vorschau in Yena mit ausgefüllter Personalisierung]()
Mit **Eine Testnachricht** wählen Sie einen Schritt und einen Empfänger und sehen den exakten Wortlaut, der rausgehen würde — mit allen Personalisierungsfeldern gefüllt. Prüfen Sie das vor dem Start.
## 6. Versand einschalten
Schalten Sie auf der Kampagnen-Seite **Versand aktivieren** ein. Yena bestätigt, wie viele Personen aufgenommen werden, und arbeitet die Sequenz dann innerhalb Ihres Versandfensters ab.
Der Schalter ist zugleich der Stopp-Knopf: jederzeit ausschalten, und es werden keine weiteren Schritte gesendet. Bereits gesendete Nachrichten und Einladungen lassen sich nicht zurückholen.
Solange der Versand läuft, ist die Sequenz schreibgeschützt. Pausieren Sie zuerst, wenn Sie einen Schritt ändern müssen — das schützt Personen mitten in ihrer Journey vor einer halb bearbeiteten Sequenz.
## 7. Zusehen, wie sie läuft
Der Tab **Kandidaten** zeigt live den Status jeder Person — was zuletzt passiert ist und was als Nächstes passiert, mit genauer Uhrzeit. Die Analyse-Leiste darüber zählt nur echte, bestätigte Sendungen: verschickte und angenommene Einladungen, Nachrichten, E-Mails und Antworten. Mehr in [Fortschritt und Antworten verfolgen](/de/campaigns/track-progress-and-replies).
## 8. Antworten bearbeiten
Antwortet jemand — auf LinkedIn oder per E-Mail — nimmt Yena die Person sofort aus jeder Kampagne, storniert ihre verbleibenden Schritte, setzt den Status auf **Geantwortet** und benachrichtigt Sie. Das Gespräch wartet im **Posteingang**; ab hier übernehmen Sie, nicht die Sequenz.
## Fehlerbehebung
* **Eine Person „wartet":** Die Statuszeile im Kandidaten-Tab nennt den Grund — noch nicht fällig, außerhalb des Versandfensters, Tageslimit erreicht oder Warten auf die Annahme einer Einladung.
* **Ein LinkedIn-Follow-up wurde nicht gesendet:** Es wartet auf die Annahme der Kontaktanfrage. Yena prüft die Annahme automatisch; die Wartezeit beginnt mit dem Moment der Annahme.
* **Der Aktivierungsschalter ist deaktiviert:** Die Bereitschaftsleiste listet, was fehlt. Beheben Sie die genannten Punkte, und er wird freigegeben.
* **Eine Nachricht sieht falsch aus:** Versand ausschalten, Sequenz korrigieren, Vorschau erneut prüfen, dann fortsetzen.
# Versandlimits und Kontosicherheit
Source: https://support.yena.ai/de/campaigns/sending-limits-and-safety
Wie Yena den Kampagnenversand dosiert, um Ihre E-Mail-Zustellbarkeit und Ihr LinkedIn-Konto zu schützen.
Kampagnen senden aus **Ihren** Konten — Ihrem Arbeits-Postfach, Ihrem LinkedIn-Profil. Yenas Aufgabe ist, automatisierte Ansprache von sorgfältiger manueller Ansprache ununterscheidbar zu machen, damit diese Konten gesund bleiben.
## Tageslimits
Öffnen Sie eine Kampagne und gehen Sie auf **Einstellungen**. Unter **Tageslimits** steht für jeden Kanal die tatsächliche Zahl — E-Mails, LinkedIn-Nachrichten, LinkedIn-Einladungen, WhatsApp — die diese Kampagne pro Tag und je verbundenem Konto senden darf.
![Tageslimits einer Kampagne]()
Die Zeile unter jedem Feld nennt die Obergrenze, die Ihre Konten zulassen. Yenas Standardwerte für die Kontosicherheit sind **25 E-Mails**, **25 LinkedIn-Nachrichten**, **10 LinkedIn-Einladungen** und **20 WhatsApp-Nachrichten** pro Konto und Tag. Einladungen sind mit Absicht der strengste der vier Werte: LinkedIn toleriert deutlich weniger Einladungen als Nachrichten, und was Sie von Hand senden, zählt gegen dieselbe informelle Obergrenze.
Ein neues Postfach startet niedriger, solange es sich aufwärmt — 10 pro Tag in der ersten Woche, 20 in der zweiten. Die Zeile sagt das, solange es gilt.
Eine Kampagne darf **unter** diesen Zahlen bleiben, nie darüber. Tippen Sie eine höhere ein, springt sie auf den Wert zurück, den das Konto zulässt, mit einem klaren Satz dazu, wie hoch das Limit ist und wer es anheben kann. Setzen Sie einen Kanal auf **0**, um ihn für diese Kampagne zu pausieren, während die anderen weiterlaufen.
Ist die Tageszahl erreicht, warten die verbleibenden Personen einfach. Ihr Status sagt das, und sie gehen im nächsten Versandfenster raus. Nichts geht verloren, nichts wird übersprungen.
## Menschliches Tempo
* Nachrichten gehen innerhalb Ihres **Versandfensters** raus, an Werktagen, wenn Sie die Einstellung aktiviert lassen.
* LinkedIn- und WhatsApp-Aktionen werden mit kleinen zufälligen Abständen verteilt statt im Schwall gefeuert — ein Muster aus sofortigen, gleichmäßig getakteten Aktionen ist genau das, was Plattformen auffällt.
* Eine Kampagne kann ein Konto nie monopolisieren: Limits zählen pro Absenderkonto, über alle Kampagnen hinweg, die es nutzen.
## Die Nicht-kontaktieren-Liste
Ihr Workspace hat eine Nicht-kontaktieren-Liste. Personen darauf erhalten nie einen Kampagnenschritt, in keiner Kampagne. Yena pflegt sie auch automatisch:
* **Antworten** — wer antwortet, verlässt alle Kampagnen (siehe [Fortschritt und Antworten verfolgen](/de/campaigns/track-progress-and-replies)).
* **Bounces** — wenn eine E-Mail hart zurückkommt, weil die Adresse nicht mehr existiert, vermerkt Yena die Adresse als unzustellbar und sendet nicht mehr dorthin. Vorübergehende Fehler und Abwesenheitsnotizen zählen nicht.
Die Liste sehen und verwalten Sie in Ihren Workspace-Einstellungen.
## E-Mail-Signaturen
E-Mails über die Schnittstelle eines Anbieters erhalten nicht automatisch die Signatur aus Gmail oder Outlook. Yena speichert eine Signatur pro verbundenem Postfach und hängt sie an jede Kampagnen-E-Mail an:
* **Google-Konten** — importieren Sie Ihre bestehende Gmail-Signatur mit einem Klick, oder fügen Sie eine ein.
* **Microsoft-Konten** — Microsoft gibt Signaturen nicht frei; fügen Sie Ihre einmal unter **Einstellungen → Verbundene Konten** ein.
Fügt Ihr Unternehmen allen ausgehenden Mails serverseitig einen Footer hinzu, lassen Sie die Signatur in Yena leer, um doppelte Signaturen zu vermeiden.
## Gute Praxis
* **Klein anfangen.** Eine kurze Sequenz an eine gut gewählte Liste schlägt eine lange Kette an eine breite — und zeigt Ihnen, was funktioniert, bevor Sie skalieren.
* **Neue Postfächer aufwärmen.** Ein frisch angelegtes E-Mail-Konto sollte nicht am ersten Tag mit vollem Volumen senden.
* **Wie ein Mensch schreiben.** Personalisierungsfelder helfen, aber die Vorschau ist der echte Test: Lesen Sie die gerenderte Nachricht und fragen Sie sich, ob Sie darauf antworten würden.
* **Ein Nein respektieren.** Lehnt jemand ab, setzen Sie die Person auf die Nicht-kontaktieren-Liste, damit keine künftige Kampagne sie erreicht.
# Fortschritt und Antworten verfolgen
Source: https://support.yena.ai/de/campaigns/track-progress-and-replies
Den Status jeder Person lesen, den Kampagnen-Funnel verstehen und wissen, was bei einer Antwort passiert.
Eine laufende Kampagne beantwortet drei Fragen auf einen Blick: Was ist mit jeder Person passiert, was passiert als Nächstes und wann, und wie performt die Kampagne insgesamt.
## Der Status pro Person
![Kandidaten-Tab einer Kampagne in Yena mit Live-Status]()
Öffnen Sie den Tab **Kandidaten** der Kampagne. Die **Outreach**-Spalte zeigt zwei Zeilen pro Person:
* den aktuellen Stand — zum Beispiel **Wartet auf Versand**, **Wartet auf Annahme der Einladung**, **Geantwortet** oder **Konnte nicht senden**;
* das nützliche Detail — die nächste geplante Aktion („Nächster Schritt: E-Mail am 14. Aug., 09:00"), wann eine Einladung angenommen wurde, oder den Grund eines Fehlschlags.
Die Status aktualisieren sich live — Annahmen, Sendungen, Antworten und Abschlüsse erscheinen ohne Neuladen der Seite.
| Sie sehen | Es bedeutet |
| -------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Wartet auf Versand** | Der nächste Schritt ist geplant, aber noch nicht fällig — oder das Tageslimit ist erreicht. Die zweite Zeile zeigt die geplante Zeit. |
| **Wartet auf Annahme der Einladung** | Die Kontaktanfrage ist raus; die Folgenachricht wartet auf die Annahme. |
| **Nachricht gesendet** / **E-Mail gesendet** | Der Anbieter hat den Versand bestätigt. Ohne diese Bestätigung zählt Yena nichts als gesendet. |
| **Geantwortet** | Eine Antwort wurde dieser Person zugeordnet. Alle verbleibenden Schritte sind storniert. |
| **Übersprungen** | Ein Schritt wurde übersprungen — meist wegen fehlender Kontaktdaten bei aktiviertem Überspringen, oder weil eine Einladung im Wartezeitraum nie angenommen wurde. Die Journey läuft mit dem nächsten Schritt weiter. |
| **Konnte nicht senden** | Der Versand ist nach mehreren Versuchen fehlgeschlagen. Die zweite Zeile nennt den Grund. |
| **Abgeschlossen** | Jeder Schritt der Journey ist erledigt. |
## Der Kampagnen-Funnel
![Kampagnen-Funnel in Yena mit Einladungen, Sendungen und Antworten]()
Die Leiste über der Tabelle zeigt den Funnel aus echten Ausführungsfakten:
* aufgenommene Personen;
* gesendete LinkedIn-Einladungen und wie viele angenommen wurden;
* gesendete LinkedIn-Nachrichten und E-Mails;
* Personen mit Antwort und die Antwortquote;
* fehlgeschlagene und übersprungene Aktionen.
Die Antwortquote wird gegen Personen gerechnet, die tatsächlich mindestens eine bestätigte Sendung erhalten haben — sie sagt also, wie die Ansprache wirkt, nicht wie optimistisch die Liste war.
Bei laufendem Versand zeigt eine Sicherheitsleiste zusätzlich die heutige Auslastung gegen das Tageslimit und die früheste nächste geplante Aktion — Sie wissen immer, ob die Kampagne arbeitet oder wartet.
## Wenn jemand antwortet
Die Antwort-Regel ist absolut und wirkt auf jedem Kanal gleich:
1. Die Antwort wird der Person zugeordnet.
2. Sie verlässt **jede** Kampagne in Ihrem Workspace — nicht nur die beantwortete.
3. Alle verbleibenden Schritte werden storniert.
4. Ihr Status wechselt zu **Geantwortet**.
5. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit Link zum Gespräch im **Posteingang**.
Ab diesem Moment ist die Sequenz raus. Führen Sie das Gespräch im **Posteingang** weiter wie jeden anderen Thread.
Eine Antwort kann eine Kampagne nur stoppen, wenn Yena sie einer Person zuordnen kann. Nachrichten unbekannter Absender bleiben im Posteingang als nicht verknüpfte Gespräche sichtbar — Yena rät nie, wem sie gehören.
## Fehlerbehebung
* **Der Funnel wirkt niedriger als die Personenzahl:** Personen ohne die nötigen Kontaktdaten oder mit nie angenommener Einladung zählen unter Übersprungen — nicht als Sendungen, die nie stattfanden.
* **Eine Antwort kam an, aber die Person zeigt noch einen geplanten Schritt:** Die Zuordnung läuft beim Konto-Sync; der Schritt wird storniert, bevor er fällig wird. Hat die Person von einer anderen Adresse oder einem anderen Profil geantwortet, verknüpfen Sie das Gespräch im Posteingang mit ihr.
* **Zahlen weichen von Ihren CRM-Status ab:** Der Funnel zählt Ausführungsfakten (bestätigte Sendungen, Annahmen, Antworten). CRM-Status am Kontakt pflegen Sie selbst; sie werden getrennt geführt.
# Was ist eine Kampagne?
Source: https://support.yena.ai/de/campaigns/what-is-a-campaign
Kampagnen senden eine zeitgesteuerte Abfolge von E-Mails und LinkedIn-Nachrichten an eine ausgewählte Gruppe — und stoppen, sobald jemand antwortet.
Eine Kampagne ist eine Gruppe von Personen plus eine Nachrichten-Sequenz. Sie wählen die Personen aus, schreiben die Schritte, und Yena versendet nach Zeitplan — und stoppt sofort für jeden, der antwortet. Ein echtes Gespräch wird nie von einem automatischen Follow-up unterbrochen.
![Kampagnenliste in Yena mit Status-Badges und Sende-Schaltern]()
## Zwei Arten von Kampagnen
* **Sourcing** — Kandidaten für eine Position ansprechen. Sie können ein Mandat verknüpfen, damit Antworten und Pipeline verbunden bleiben.
* **Business Dev** — potenzielle Kunden ansprechen.
Die Mechanik ist identisch; der Typ hält Ihre Liste geordnet und Ihr Reporting ehrlich.
## Was eine Kampagne senden kann
* **E-Mail** — aus Ihrem eigenen verbundenen Google- oder Microsoft-Konto, mit Ihrer Signatur.
* **LinkedIn-Kontaktanfrage** — lädt die Person ein, sich zu vernetzen. Eine pro Sequenz.
* **LinkedIn-Nachricht** — wird gesendet, sobald Sie vernetzt sind. Beginnt die Sequenz mit einer Kontaktanfrage, wartet Yena auf die Annahme, bevor die Wartezeit des Follow-ups startet.
* **WhatsApp-Nachricht** — für Personen mit WhatsApp-Nummer.
Zusätzlich gibt es **Aufgaben-** und **Anruf-Schritte** als Erinnerung für Sie selbst — diese führt Yena nie automatisch aus.
## Die Regeln, die Yena für Sie durchsetzt
* **Eine Antwort stoppt alles.** Sobald eine zugeordnete Antwort eintrifft — egal auf welchem Kanal — nimmt Yena die Person aus jeder Kampagne und storniert alle verbleibenden Schritte. Sie übernehmen im **Posteingang**.
* **Nichts wird gesendet, bevor Sie es einschalten.** Jede Kampagne hat einen **Versand aktivieren**-Schalter auf der Kampagnen-Seite. Aufbauen, Bearbeiten und Vorschau sind immer gefahrlos.
* **Eine Kampagne muss startbereit sein.** Yena prüft Personen, Schritte, Absender-Konten und Versandfenster — und benennt alles, was fehlt.
* **Der Versand ist dosiert.** Tageslimits und menschliche Abstände schützen Ihre E-Mail-Zustellbarkeit und Ihr LinkedIn-Konto.
## Nächste Schritte
1. [Eine Kampagne von A bis Z](/de/campaigns/run-a-campaign) — die komplette Anleitung.
2. [Ihre Sequenz aufbauen](/de/campaigns/build-your-sequence) — Schritte, Timing und Personalisierung.
3. [Fortschritt und Antworten verfolgen](/de/campaigns/track-progress-and-replies) — was jeder Status bedeutet.
4. [Versandlimits und Kontosicherheit](/de/campaigns/sending-limits-and-safety) — wie Yena Ihre Konten schützt.
Kampagnen sind in den Pro- und Team-Plänen verfügbar. Zum Senden benötigen Sie ein [verbundenes E-Mail-Konto](/de/integrations/connect-email) oder ein [verbundenes LinkedIn-Konto](/de/integrations/connect-linkedin).
# Der Kandidaten-Status-Link
Source: https://support.yena.ai/de/careers/candidate-status-link
Jeder Bewerber bekommt einen privaten Link, der zeigt, wo seine Bewerbung steht — weniger „Gibt es Neuigkeiten?“-Mails, eine bessere Candidate Experience.
Die häufigste Kandidaten-Beschwerde im Recruiting ist Funkstille. Yena beantwortet sie automatisch: Jeder bestätigte Bewerber erhält in seiner Bestätigungs-E-Mail einen privaten Status-Link und kann jederzeit nachsehen, wo er steht — ohne Login, ohne Konto.
## Was Kandidaten sehen
![Bewerbungsstatus-Seite mit Stelle, Bewerbungsdatum und einer Fortschrittsleiste mit aktivem Schritt Applied]()
Die Seite zeigt Rolle, Unternehmen, Bewerbungsdatum, letzte Aktualisierung und eine vierstufige Leiste: **Applied → Reviewing → Interview → Decision**.
Die Schritte sind bewusst freundlich und generisch:
* Ihre internen Phasennamen werden nie gezeigt. Wie auch immer Ihre Pipeline eine Phase nennt — der Kandidat sieht einen der vier Schritte.
* Eine abgelehnte Bewerbung liest sich als neutrales „das Team hat entschieden“ — das Wort *abgelehnt* erscheint auf der Seite nie.
* Jede Phase, die die Seite nicht zuordnen kann, erscheint als *Reviewing* — die Leiste verrät also nie interne Strukturen.
## Was Sie steuern
Nichts extra — die Seite spiegelt Ihre Pipeline automatisch. Bewegen Sie einen Bewerber auf dem Board, zeigt seine Statusseite beim nächsten Besuch den neuen Schritt.
Der Link ist privat für den Bewerber und sicher per Bauart: Er funktioniert nur mit der exakten geheimen Adresse aus seiner E-Mail, ein ungültiger oder verstümmelter Link zeigt eine generische Fehlerseite, und der Roh-Link wird bei uns nie gespeichert — nur ein kryptografischer Fingerabdruck davon.
Fast niemand im Markt bietet Bewerbern diese Transparenz. Für eine Beratung ist sie ein sichtbares Qualitätssignal, das nichts kostet.
# CV-first bewerben und „Was wir verstanden haben“
Source: https://support.yena.ai/de/careers/cv-first-apply
Kandidaten laden ihren CV hoch, das Formular füllt sich selbst, und Yena zeigt ihnen, was es verstanden hat — die Bewerbungserfahrung, über die Ihre Kunden sprechen werden.
Jeder Recruiter kennt die Zahl, die weh tut: Die meisten Menschen, die ein Bewerbungsformular öffnen, schicken es nie ab. Sie sitzen am Handy, das Formular will vierzehn Felder, die längst im CV stehen, und sie schließen den Tab. Die stärksten Kandidaten haben dafür die wenigste Geduld.
Yena dreht das Formular um. Der Kandidat legt seinen CV ab, die Felder füllen sich selbst, und — das macht sonst niemand — Yena sagt ihm in klaren Worten, was es über ihn verstanden hat. Bewerben fühlt sich nicht mehr nach Papierkram an, sondern danach, gelesen zu werden.
## 1. Der Kandidat lädt seinen CV hoch
![Bewerbungsformular mit der Box Let Yena read your CV, der Bestätigung, dass das Formular gefüllt wurde, und bereits ausgefüllten persönlichen Feldern]()
Ganz oben auf jedem Bewerbungsformular Ihrer Karriereseite steht **Let Yena read your CV**. Der Kandidat wählt **Upload my CV**, und wenige Sekunden später meldet das Formular: *Done — we filled the form below and wrote down what we understood.*
Name, E-Mail, Telefon, LinkedIn und Standort werden aus dem CV übernommen. Nichts ist gesperrt — der Kandidat prüft die Felder und korrigiert, was falsch herauskam, genau wie in jedem Formular.
Unter der Box steht eine leise zweite Zeile: *Or just fill the form in yourself — both work.* Niemand wird durch den KI-Weg gezwungen.
Akzeptierte Dateien sind PDF, DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT, JPG, JPEG und PNG, bis 5 MB pro Datei und bis zu fünf Dateien.
## 2. Yena zeigt, was es verstanden hat
![What-we-understood-Karte mit vier Stärken aus dem CV des Kandidaten und einer Zeile zu einem im CV nicht sichtbaren Bereich]()
Über dem Freitextfeld erscheint eine ruhige **What we understood**-Karte. Sie nennt bis zu vier Stärken, an den Kandidaten gerichtet und für *diese* Rolle ausgewählt — keine generische CV-Zusammenfassung.
Die Formulierungsregeln sind bewusst gesetzt, und sie sind es wert, gekannt zu werden, denn sie sind das Versprechen der Seite an jeden Bewerber:
* **Stärken zuerst, immer.** Die Karte beginnt mit dem, was die Person mitbringt.
* **Keine Scores, keine Prozente, kein Ranking.** Kandidaten sehen nie eine Zahl über sich selbst.
* **Höchstens eine Zeile zu etwas nicht Sichtbarem.** Sie steht unter einer Trennlinie und ist als Einladung formuliert — *„…isn't visible in your CV — you may well have it. You can tell us more below“* — nie als Urteil und nie als Absage.
* Diese Zeile zeigt direkt auf das optionale Feld **Anything you'd like to add?** darunter, damit ein Kandidat mit der fehlenden Erfahrung es einfach sagen kann.
Die Karte lehnt niemanden ab und entscheidet nichts. Sie existiert, damit der Kandidat sieht, dass er richtig gelesen wurde — und damit alles, was sein CV nicht gesagt hat, eine weitere Chance bekommt, gesagt zu werden.
## 3. Der Rest der Bewerbung
Unter der Karte läuft die Bewerbung normal weiter: die Freitext-Notiz, Ihre [Screening-Fragen](/de/careers/screening-questions) zur Rolle, CV und Dokumente, die Datenschutz-Einwilligung.
Nach dem Absenden bestätigt der Kandidat per E-Mail. Nur bestätigte Bewerbungen erreichen Ihre [Eingangs-Queue](/de/careers/inbound-applicants) — und sie kommen als vollständig geparste Kandidatenprofile an.
## Was Recruiter wissen sollten
* **Eine Bewerbung hängt nie an der KI.** Ist das Parsen langsam oder schlägt fehl, verhält sich das Formular exakt wie ein gewöhnliches Bewerbungsformular, und der Kandidat bewirbt sich wie üblich. Der KI-Schritt ist ein Upgrade, nie ein Tor.
* **Gespeichert wird erst beim Absenden.** Das Parsen fürs Ausfüllen wird nicht behalten, wenn ein Kandidat es sich anders überlegt und den Tab schließt.
* **Sie sehen, was der Kandidat sah.** Die gezeigte Einschätzung wird mit der Bewerbung gespeichert — wenn Sie sie später öffnen, lesen Sie dieselben Worte wie der Kandidat.
Das ist der Teil des Ablaufs, den man einem Kunden zeigt. „Ihre Bewerber füllen keine Formulare aus, und sie erfahren, was wir über sie verstanden haben“ ist ein konkreter Qualitätsunterschied — und er kostet Ihr Team nichts.
## Nächste Schritte
* [Screening-Fragen zum Bewerbungsformular hinzufügen](/de/careers/screening-questions)
* [Bewerber in der Eingangs-Queue prüfen](/de/careers/inbound-applicants)
* [Der Kandidaten-Status-Link](/de/careers/candidate-status-link)
# Offene Rollen auf der eigenen Website zeigen
Source: https://support.yena.ai/de/careers/embed-on-your-site
Ein Copy-Paste-Snippet bringt Ihre Live-Stellenliste in jeden Website-Baukasten — WordPress, Wix, Squarespace, Webflow.
Die meisten Beratungen haben längst eine Website — was fehlt, ist eine Jobs-Sektion, die sich selbst aktualisiert. Das Embed-Snippet bringt Ihre Live-Rollenliste auf Ihre eigene Seite: Stelle in Yena veröffentlichen, Sekunden später steht sie auf Ihrer Website. Keine Plugins, kein Entwickler.
## Das Snippet kopieren
![Career-Page-Einstellungen mit öffentlichem Link und dem Embed-Snippet-Codefeld]()
1. Öffnen Sie **Tenant Admin → Career Page** und scrollen Sie zu **Embed on your site**.
2. Wählen Sie **Copy snippet**.
3. Fügen Sie in Ihrem Website-Baukasten einen **HTML**- oder **Embed**-Block hinzu und fügen Sie ein. Das ist alles.
Die Box passt ihre Größe an Ihre Stellenliste an und wächst oder schrumpft, wenn Rollen kommen und gehen. Jede Rolle öffnet in einem neuen Tab auf Ihrer vollen Karriereseite, wo sich Kandidaten wie gewohnt bewerben.
## Wo es funktioniert
In jedem Baukasten, der einen HTML-Block akzeptiert: WordPress, Wix, Squarespace, Webflow und die meisten anderen. Die eingebettete Ansicht ist eine kompakte Jobs-only-Variante Ihrer Seite — die Geschichte drumherum liefert Ihre Website.
Sollen Kandidaten stattdessen Ihre volle gebrandete Seite sehen, verlinken Sie Ihre öffentliche Adresse direkt aus der Navigation Ihrer Website. Embed und volle Seite zeigen immer dieselben Live-Rollen.
# Bewerber in der Eingangs-Queue prüfen
Source: https://support.yena.ai/de/careers/inbound-applicants
Jede bestätigte Bewerbung wartet in einer Queue mit Fit-Einschätzung — mit einem Klick in die Pipeline übernehmen oder respektvoll absagen.
Eingehende Bewerbungen hießen früher: ein Postfach voller PDFs und ein schlechtes Gewissen. In Yena landet jede bestätigte Bewerbung an einem Ort — im **Inbound**-Tab der Stelle — bereits geparst, bereits eingeschätzt, wartend auf genau eine Entscheidung: rein oder raus.
## Die Queue
![Inbound-Tab mit For-Review-Liste, einem Bewerber mit Fit-Label, Accept-into-Auswahl und Absage-Steuerung]()
Öffnen Sie eine Stelle → **Inbound**. Der Tab erscheint, sobald die Stelle Bewerbungen hat, unterteilt in **For Review**, **Accepted** und **Rejected**.
Jede For-Review-Zeile zeigt:
* Den Bewerber und wann er sich beworben hat.
* Eine Ein-Zeilen-Zusammenfassung aus dem geparsten CV.
* Eine **Fit-Einschätzung** — eines von vier klaren Labels: *Strong fit*, *Credible fit — clarify*, *Bridgeable* oder *Better aligned elsewhere*. Sie wird deterministisch aus denselben Matching-Regeln berechnet wie Ihr Board, ändert sich also nie zwischen zwei Aufrufen, und es gibt keine Prozentwerte, über die man streiten könnte. Ein Profil oder eine Rolle ohne genug lesbaren Inhalt sagt *Not yet readable*, statt zu raten.
* Einen dezenten **waiting N days**-Marker, sobald eine Zeile fünf Tage unbeantwortet liegt.
* Einen **Knockout**-Marker, wenn eine [Screening-Frage](/de/careers/screening-questions) mit der ausschließenden Antwort beantwortet wurde — ein Hinweis für Ihr Urteil, nie eine automatische Absage. Klappen Sie die Zeile auf, um alle Screening-Antworten zu lesen.
## Übernehmen
Wählen Sie in **Accept into…** eine Phase, und der Bewerber wandert auf Ihr Pipeline-Board, mit protokollierter Aktivität. Der Standard ist Ihre Bewerber-Phase, Übernehmen ist also ein Klick.
## Absagen — mit E-Mail inklusive
Wählen Sie die Absage-Steuerung, und Yena erledigt alles in einem Zug: Die Bewerbung wird geschlossen, die Absage protokolliert, und der Kandidat erhält eine respektvolle Absage-E-Mail im Branding Ihres Workspace.
Ein Klick, eine E-Mail — garantiert. Drücken Sie zweimal auf Absagen, bekommt der Kandidat trotzdem genau eine E-Mail. Schlägt der Versand fehl, wiederholt derselbe Button ihn. Der Kontakt bleibt als Silbermedaillen-Kandidat für künftige Rollen in Ihrer Datenbank, sofern Sie ihn nicht entfernen.
## Warum Bewerber „fertig“ ankommen
Wer diese Queue erreicht, hat seine Bewerbung per E-Mail bestätigt (Double-Opt-in), und sein CV wurde zu einem vollständigen Kandidatenprofil geparst — mit Erfahrung, Ausbildung, Skills und Durchsuchbarkeit. Siehe [Wie das Bewerben funktioniert](/de/careers/cv-first-apply).
# Eine Stelle auf der Karriereseite veröffentlichen
Source: https://support.yena.ai/de/careers/publish-a-job
Eine Rolle mit kandidatensicherer Beschreibung auf Ihre öffentliche Karriereseite bringen — von KI entworfen, von Ihnen freigegeben.
Eine Rolle, die nur in Ihrem ATS existiert, findet niemanden. Auf der Karriereseite veröffentlicht wird sie für Kandidaten sichtbar, für Google lesbar und für Bewerbungen offen — während Ihre internen Notizen intern bleiben.
## 1. Die Rolle auf die Seite schalten
![Stellendetails mit dem Career-page-Live-Schalter, dem Feld für die öffentliche Beschreibung und dem Button Generate description]()
1. Öffnen Sie die Stelle und gehen Sie auf ihren **Details**-Tab.
2. Schalten Sie in **Job Details** den Schalter **Career page** auf **Live**.
3. Die Rolle erscheint auf Ihrer öffentlichen Seite, sobald Ihre Karriereseite selbst live ist.
Sollen sich neue Rollen künftig selbst veröffentlichen? Schalten Sie **Auto-publish new roles** in **Tenant Admin → Career Page → Publishing** ein. Standardmäßig ist es aus, damit Sie die Kontrolle behalten.
## 2. Die öffentliche Beschreibung schreiben
Die interne Stellenbeschreibung enthält oft Dinge, die Kandidaten nie sehen dürfen — Honorarnotizen, Kundenkontext, Dringlichkeitsvermerke. Deshalb zeigt die Karriereseite ausschließlich die **öffentliche Beschreibung**.
1. Schreiben Sie im **Career page**-Block auf dem Details-Tab die öffentliche Beschreibung — oder wählen Sie **Generate description** und lassen Yena aus den Daten der Rolle einen kandidatengerechten Text entwerfen, den Sie prüfen.
2. Wählen Sie **Save**.
Keine öffentliche Beschreibung heißt keine Beschreibung — die Seite zeigt Titel und Fakten der Rolle, Ihr interner Text wird nie als Ersatz verwendet. Für Googles Job-Ergebnisse braucht eine Rolle außerdem eine Beschreibung, die zwei Minuten lohnen sich also.
## 3. Standorte, Abteilung und der Rest
* **Mehrere Städte, eine Anzeige.** Eine Rolle kann mehrere Standorte tragen — sie erscheint als eine Anzeige mit allen Städten, und jede Stadt wird Google einzeln gemeldet.
* **Abteilung** gruppiert Rollen auf der öffentlichen Seite.
* Anstellungsart, Arbeitsmodell und Veröffentlichungsdatum kommen automatisch aus dem Stellendatensatz.
## Eine Rolle offline nehmen
Schalten Sie den **Career page**-Schalter der Stelle aus oder schließen Sie die Stelle — sie verschwindet von der öffentlichen Seite, aus der öffentlichen API und aus der Sitemap. Die ganze Karriereseite in Tenant Admin auszuschalten nimmt alle Rollen auf einmal offline.
## Nächste Schritte
* [Screening-Fragen zum Bewerbungsformular hinzufügen](/de/careers/screening-questions)
* [Bewerber in der Eingangs-Queue prüfen](/de/careers/inbound-applicants)
# Screening- & Knockout-Fragen
Source: https://support.yena.ai/de/careers/screening-questions
Die vier Fragen, die zählen, schon vor dem ersten Gespräch stellen — Arbeitserlaubnis, Kündigungsfrist, Gehalt, Führerschein — mit markierten, nie automatisch abgelehnten Ausschluss-Antworten.
Eine Beratung, die eine Außendienstrolle in Deutschland besetzt, verbrennt das erste Gespräch jedes Mal mit denselben vier Fakten: Arbeitserlaubnis, Führerschein, Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellung. Screening-Fragen sammeln sie im Bewerbungsformular ein, damit das erste Gespräch dort beginnt, wo es zählt.
## Fragen zu einer Stelle hinzufügen
![Application-questions-Editor mit einer Ja/Nein-Knockout-Frage, Antworttyp-Auswahl und Vorlagen-Steuerung]()
1. Öffnen Sie die Stelle → **Details**-Tab → **Application questions**.
2. Wählen Sie **Add question** und schreiben Sie den Fragetext.
3. Wählen Sie einen Antworttyp: **Ja / Nein**, **Einfachauswahl**, **Kurztext** oder **Zahl**.
4. Markieren Sie die Frage als **Required**, wenn sie zum Bewerben beantwortet sein muss.
5. Wählen Sie **Save questions**.
Kandidaten sehen die Fragen zwischen ihren persönlichen Daten und dem CV-Upload. Antworten werden beim Absenden validiert und auf der Bewerbung gespeichert.
## Knockout-Fragen
Eine Frage kann eine **Knockout**-Markierung mit der ausschließenden Antwort tragen — zum Beispiel *„Haben Sie eine Arbeitserlaubnis für die EU?“* mit **Nein** als ausschließender Antwort.
Ein Knockout-Treffer lehnt niemanden automatisch ab. Der Bewerber landet trotzdem in Ihrer [Eingangs-Queue](/de/careers/inbound-applicants), mit einem dezenten **Knockout**-Marker auf der Zeile — die Entscheidung trifft immer ein Mensch, und die respektvolle Absage ist dann ein Klick. Kurztext-Fragen können nie ausschließen.
## Sets mit Vorlagen wiederverwenden
Sie fragen auf jedem Mandat dasselbe? Speichern Sie es einmal:
* **Save as template** legt die aktuellen Fragen der Stelle unter einem Namen ab — etwa „Standard-DACH-Set“.
* **Insert template** hängt ein gespeichertes Set an jede andere Stelle an. Eingefügte Fragen sind unabhängige Kopien — sie auf einer Stelle zu bearbeiten ändert nie eine andere.
## Was Kandidaten erleben
Die Fragen erscheinen als Teil des normalen Bewerbungsformulars — gleiches Design, gleiche Sprache. Pflichtfragen blockieren das Absenden, bis sie beantwortet sind; alles andere bleibt optional. Die Antworten stehen zur Prüfung auf der Bewerbung, Ja/Nein als klares Ja oder Nein.
# Ihre Karriereseite in 10 Minuten
Source: https://support.yena.ai/de/careers/set-up-your-career-page
Eine gebrandete, Google-fähige Karriereseite veröffentlichen — von KI aus Ihrer Website gebaut, von Ihnen verfeinert.
Stellen Sie sich eine Boutique-Beratung vor, die jeden Monat ein neues Mandat gewinnt und Kandidaten trotzdem auf ein PDF schickt. Eine Karriereseite löst drei Dinge auf einmal: Eingehende Bewerber landen fertig geparst in Ihrer Pipeline, Ihre Rollen werden auf Google auffindbar, und Kunden sehen eine professionelle Marke statt eines Jobbörsen-Links.
Ihre Karriereseite lebt unter `yena.ai/careers/` und wird in **Tenant Admin → Career Page** verwaltet.
Alles auf diesem Bildschirm speichert mit einer einzigen **Save changes**-Aktion, und die öffentliche Seite aktualisiert sich innerhalb von Augenblicken. Nichts ist öffentlich, bevor Sie die Seite live schalten.
## 1. Die Seite von KI aus Ihrer Website bauen lassen
![Career-Page-Einstellungen mit dem Build-from-website-Feld, Logo, Cover, Firmenname, Markenfarbe und Beschreibung]()
1. Öffnen Sie **Tenant Admin → Career Page**.
2. Fügen Sie unter **Build your page from your website** Ihre Firmen-Website ein und wählen Sie **Build it**.
3. Yena liest Ihre Website und entwirft die ganze Seite: Logo, Markenfarbe, Firmenbeschreibung, eine About-Story und Gründe, bei Ihnen anzufangen.
4. Prüfen Sie den Entwurf — jeder Text ist editierbar — und übernehmen Sie ihn.
Nichts geht ohne Ihre Prüfung live. Wenn Sie lieber von Hand bauen, überspringen Sie diesen Schritt und füllen die **Branding**-Felder selbst: Logo, Coverfoto, Firmenname, Markenfarbe und eine kurze Beschreibung.
## 2. Ein Design wählen
![Design-Auswahl mit den Karriereseiten-Vorlagen Statement, Warm Team und Bold Dark]()
Wählen Sie in der **Design**-Karte eines von drei Designs:
* **Statement** — editorialer Schriftsatz und strukturierte Story-Sektionen. Der Standard.
* **Warm Team** — freundlich, fotogeführt, menschenzentriert.
* **Bold Dark** — hoher Kontrast mit markengeführtem Glow.
Alle drei nehmen ihre Akzentfarbe aus Ihrer Markenfarbe, die Seite sieht also immer nach Ihrem Unternehmen aus. Designwechsel speichern sofort.
## 3. Ihre Geschichte erzählen
![Page-sections-Karte mit den Editoren für About, Team und Why us]()
Die Karte **Page sections** ergänzt die Teile, die Kandidaten bleiben lassen:
* **About** — Ihre Firmengeschichte in wenigen kurzen Absätzen.
* **Team** — die Menschen, mit denen Kandidaten arbeiten werden, mit Foto, Name und Rolle.
* **Why us** — drei bis sechs prägnante Gründe, bei Ihnen anzufangen.
* **Photo strip** — eine Reihe Arbeitsplatz-Fotos.
Jede Sektion hat ihren eigenen Schalter. Eine leere oder ausgeschaltete Sektion rendert nichts — die Seite zeigt nie leere Platzhalter.
## 4. Live gehen
Schalten Sie in der **Visibility**-Karte **Career page live** ein. Ihre Seite und jede veröffentlichte Rolle sind jetzt unter Ihrer Adresse öffentlich. Ausschalten nimmt alles sofort offline.
Ihre öffentliche Adresse steht in der **Address**-Karte — Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche. Eine spätere Änderung bricht bereits geteilte Links, also wählen Sie sie einmal und behalten Sie sie.
## Was Sie automatisch bekommen
* **Google-fähige Seiten.** Die öffentliche Seite wird serverseitig gerendert und trägt strukturierte Job-Daten, Suchmaschinen lesen Ihre Rollen also ohne Zusatzarbeit. Jede Seite veröffentlicht zudem ihre eigene Sitemap.
* **Eine gehostete Adresse.** Kein Hosting, kein DNS, keine Wartung.
* **Bewerber landen in Ihrer Pipeline.** Jede Bewerbung kommt als geparstes Kandidatenprofil an — siehe [Wie das Bewerben funktioniert](/de/careers/cv-first-apply).
## Nächste Schritte
* [Eine Stelle auf der Karriereseite veröffentlichen](/de/careers/publish-a-job)
* [Ihre Rollen auf der eigenen Website zeigen](/de/careers/embed-on-your-site)
* [Screening-Fragen hinzufügen](/de/careers/screening-questions)
# Ihre bestehenden Daten in Yena einbringen
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/bringing-your-data
Kandidaten aus Lebensläufen oder CSV-Exporten importieren, und Unternehmen aus CSV.
Sie starten nicht bei null. Drei Importwege decken die meisten Migrationen ab:
* **Import CV** (bei Candidates und in der Pipeline jeder Stelle): eine CV-Datei ablegen, und Yena liest sie in einen Kandidatendatensatz ein.
* **Import CSV** unter **Candidates**: ein Kandidatenexport aus Ihrem bisherigen ATS oder aus Tabellen im Bulk laden.
* **Import CSV** unter **Clients (Companies)** und **Jobs**: dasselbe für Ihre Kundenliste und offenen Rollen.
Migrieren Sie ein ganzes ATS? Bringen Sie zuerst die Unternehmen, dann die Stellen, dann die Kandidaten: Diese Reihenfolge lässt die Datensätze verknüpfen, während sie ankommen. Das vollständige Bild — alle Wege, Limits, Duplikatbehandlung und die begleitete Migration mit unserem Team — steht im [Datenmigrations-Leitfaden](/de/guides/data-migration).
# Häufige Fragen
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/faq
Test, Credits, Sprachen, Datenstandort und andere kurze Antworten.
Der kostenlose Test läuft **10 Tage** mit Pro-Funktionen, **ohne Kreditkarte**. Registrierung auf [my.yena.ai/register](https://my.yena.ai/register).
Test-Workspaces enthalten ein monatliches Kontingent an **verifizierten Suchen** (angezeigt vor jeder Freigabe, inklusive Restbestand). Eine verifizierte Suche läuft 5 bis 8 Minuten und liefert eine gescreente, gerankte Shortlist.
Daten-Credits bezahlen Kontakt-Lookups. Das Aufdecken einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer kostet **1 Daten-Credit, und nur wenn etwas gefunden wird**. Siehe [Kontaktdaten finden](/de/sourcer/finding-contact-details).
Die App läuft auf Deutsch und Englisch; umschalten können Sie in den Workspace-Einstellungen. Das Kundenportal hat einen eigenen Sprachumschalter, Ihr Kunde liest es also in seiner Sprache, unabhängig von Ihrer.
Yena ist für europäische Recruiter gebaut und benennt seine Position klar: **DSGVO-konform, EU-Rechenzentren, SOC 2**. Die rechtlichen Details stehen in der [Datenschutzerklärung](https://www.yena.ai/privacy-policy) und im [Auftragsverarbeitungsvertrag](https://www.yena.ai/data-processing-agreement); Ihre Rolle gegenüber unserer erklärt [DSGVO und Kandidatendaten](/de/privacy/gdpr-and-candidate-data).
Ja. Benennen Sie jede Phase um oder fügen Sie Phasen pro Stelle über das Spaltenmenü hinzu; workspace-weite Pipeline-Vorlagen setzen Sie im Tenant Admin.
Ja: Das Kundenportal hat einen **Anonymize Names**-Schalter, nützlich vor Vertragsabschluss. Siehe [Shortlist teilen](/de/portal/sharing-a-shortlist).
CSV-Importe für Kandidaten, Unternehmen und Stellen, dazu CV-Parsing für einzelne Kandidaten. Siehe [Ihre Daten einbringen](/de/getting-started/bringing-your-data).
Ihre Frage ist nicht dabei? [Schreiben Sie uns](https://www.yena.ai/contact), ein echter Mensch antwortet, meist noch am selben Tag.
# Ihr erster Sourcer-Lauf
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/first-sourcer-run
Rolle beschreiben, Profil freigeben, geprüfte Shortlist erhalten und dem Sourcer Ihren Maßstab beibringen.
Der Sourcer ist das Herz von Yena. Sie beschreiben die Rolle, er entwirft ein strukturiertes Kandidatenprofil zur Freigabe und liefert danach eine geprüfte, gerankte Shortlist. Anschließend kalibrieren Sie: Sie markieren, welche Profile passen und welche nicht, und der nächste Durchlauf wird schärfer.
Schreiben Sie das Briefing in **Neue Suche starten**, so wie Sie es einer Kollegin erklären würden: Rolle, Seniorität, Region, Muss-Kriterien. Konkrete Kriterien schlagen lange Wunschlisten. Sie können auch eine komplette Stellenanzeige einfügen oder einen Link ablegen.
![Briefing im Sourcer schreiben]()
Der Sourcer macht aus Ihrem Briefing einen Entwurf des **idealen Kandidatenprofils**: Rolle, Seniorität, Region, Fachgebiet, Muss- und Kann-Kriterien. Jedes Feld ist editierbar. Hier werden Ihre Kriterien zu Toren: Prüfen Sie, dass die K.-o.-Kriterien unter Muss stehen, nicht unter Kann, und geben Sie dann frei.
![Prüfung des idealen Kandidatenprofils]()
Eine verifizierte Suche dauert in der Regel 5 bis 8 Minuten. Sie sehen Kandidaten erscheinen, sobald sie das Screening bestehen.
Der Sourcer liefert Kandidaten, die gegen Ihr Profil gerankt sind, keine Keyword-Treffer. Sehen Sie sich zuerst die obersten Profile an und fragen Sie: Ist das die Art Person, die ich tatsächlich vorstellen würde?
![Gerankte Kandidaten-Shortlist]()
Markieren Sie passende und unpassende Profile oder bitten Sie im Such-Chat um einen verfeinerten Lauf. Dieses Feedback ist der Sinn der Schleife: Der Sourcer übernimmt Ihre Einschätzung des Marktes, nicht eine generische.
![Shortlist-Ergebnisse kalibrieren]()
Ein paar Kalibrierungsrunden an einem echten Mandat sind der ehrliche Test, ob Yena zu Ihrem Desk passt.
Sie kommen bei einer Suche nicht weiter? [Sprechen Sie mit uns](https://www.yena.ai/contact) und bringen Sie die konkrete Rolle mit. Wir debuggen lieber ein echtes Mandat als ein hypothetisches.
# Hilfe bekommen
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/getting-help
Direkt aus diesem Hilfe-Center ein Ticket öffnen, und was nach dem Absenden passiert.
## Ticket direkt hier öffnen
Dieses Hilfe-Center hat eine **Chat-Blase** (unten rechts). Klicken Sie darauf, hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse und beschreiben Sie das Problem: Das erstellt ein Support-Ticket direkt bei unserem Team.
Das Ticket trägt automatisch nützlichen Kontext: die Seite, auf der Sie waren, und, wenn Sie in der App gearbeitet haben, die zugehörige Sitzung. Das spart das Hin und Her von "Was genau haben Sie geklickt?"
## Was danach passiert
Ihr Ticket landet sofort beim Team, Antworten erreichen Sie per E-Mail. Sie können den Chat auf dieser Seite wieder öffnen, um das Gespräch fortzusetzen; Ihre E-Mail-Adresse hält den Verlauf zusammen.
## Andere Wege
* Die [Kontaktseite](https://www.yena.ai/contact) erreicht dieselben Menschen.
* Wenn Sie Yena an einem laufenden Mandat testen und etwas blockiert: Schreiben Sie es ins Ticket. Echte Suchen werden zuerst debuggt.
# Glossar
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/glossary
Die Begriffe, die Yena verwendet, an einem Ort.
| Begriff | Bedeutung |
| ---------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Sourcer / SourcerPro** | Die Suchmaschine im Kern von Yena: Briefing rein, gescreente und gerankte Shortlist raus. |
| **Verifizierte Suche** | Ein vollständiger SourcerPro-Lauf: gegen Ihr Profil gescreent, gerankt, mit Marktüberblick. Gemessen; Kosten werden vor jedem Lauf angezeigt. |
| **Ideal Candidate Profile** | Der strukturierte Entwurf, den der Sourcer aus Ihrem Briefing baut: Rolle, Senioritätsstufe, Standort, Muss-Kriterien, den Sie vor dem Suchlauf bearbeiten und freigeben. |
| **Marktüberblick** | Die Pool-Bewertung, die mit jeder Suche mitgeliefert wird: Match-Stärke, Arbeitgeber-Konzentration, Empfehlung. |
| **Kalibrierung** | Ihre Ja/Vielleicht/Nein-Bewertungen (plus Gründe), die dem Sourcer Ihren Maßstab beibringen und die Shortlist neu ranken. |
| **Verfeinerter Lauf** | Ein Folgedurchgang auf einer bestehenden Suche mit zusätzlichen Einschränkungen, über Vorschläge oder den Verfeinerungs-Chat. |
| **Daten-Credit** | Bezahlt eine Kontaktaufdeckung (E-Mail oder Telefon); nur berechnet, wenn etwas gefunden wird. |
| **Reveal** | Die Abfrage, die ein Profil in eine erreichbare Person verwandelt. |
| **Import** | Einen gesourcten Kandidaten in Ihre ATS-Datenbank überführen; legt den Arbeitgeber-Unternehmensdatensatz automatisch an. |
| **LinkedIn-Extension** | Der Browser-Begleiter: Ein Klick auf einem LinkedIn-Profil speichert es in Yena, mit Dubletten-Warnung und direkter Stellen-Zuordnung. |
| **Mandat / Job** | Eine Suche, die Sie für einen Kunden durchführen. Lebt auf dem Stellen-Board (Hold, Open, Filled, Lost, Closed). |
| **Pipeline** | Die Phasen pro Stelle, die ein Kandidat durchläuft, New → Hired; anpassbar pro Stelle und über Workspace-Vorlagen. |
| **Pool** | Ihre gesamte Kandidatendatenbank, verfügbar in der Seitenleiste jeder Stellen-Pipeline. |
| **List** | Eine kuratierte Kandidatengruppe, die mandatsübergreifend besteht ("Silbermedaillen-Kandidaten Q3"). |
| **Smart Match** | Der Abgleich Ihres bestehenden Pools mit den Kriterien eines Mandats: der kostenlose erste Durchgang vor externem Sourcing. |
| **Similar** | Der Tab am Kandidatendatensatz, der ähnliche Profile in Ihrer eigenen Datenbank findet. |
| **Kundenportal** | Die gebrandete Seite, auf der ein Kunde Kandidaten prüft: genehmigen/ablehnen, Batches, Anonymisierung, Downloads. |
| **Portal-Projekt** | Ein Kundenportal kann mehrere Mandate tragen; jedes ist ein Projekt mit eigenem Feedback. |
| **Batch** | Eine bewusst zusammengestellte Gruppe von Kandidaten, die gemeinsam im Portal präsentiert wird. |
| **Karriereseite / Bewerbungslink** | Die öffentlichen, kandidatenseitigen Seiten, die jede Stelle trägt; Bewerber landen auf der Phase Applied. |
| **Embed-Code** | Das iFrame, das die Karriereseite auf die Website Ihres Kunden bringt. |
| **Convert to Customer** | Die Power Action, die einen Kandidatendatensatz in einen BD-/Kundenkontakt dreht, Historie inklusive. |
| **AI Intelligence** | Generierte Smart Tags und strukturierte Fakten auf einem Kandidatendatensatz. |
| **Tenant Admin** | Der Workspace-Einstellungsbereich: Team, Pipelines, individuelle Felder, Importe, Billing, Datenqualität. |
| **Verifizierter Kontakt** | Eine durch ein Reveal zurückgegebene E-Mail oder Telefonnummer, auf dem Datensatz als verifiziert markiert. |
# Navigation in Yena
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/navigating-yena
Das Dashboard, die Seitenleiste und wo alles liegt.
![Yena-Dashboard mit Suchfeld und Datensatz-Karten]()
## Das Dashboard
Das Dashboard öffnet mit dem, was Sie am häufigsten tun: **Neue Suche starten**. Darunter zeigen drei Karten Ihre Unternehmen, Stellen und Kandidaten mit den neuesten Datensätzen und Ein-Klick-Buttons zum Anlegen.
## Die Seitenleiste
* **Dashboard, Aufgaben, Notizen**: Ihre Arbeitsebene.
* **Datensätze: Stellen, Kandidaten, Mandanten**: die Datenbank. Jede Sektion ist eine filterbare Tabelle mit gespeicherten Ansichten, CSV-Import und Inline-Bearbeitung.
* **Tools: SourcerPro, Posteingang, Kalender, Berichte**: der Sourcer und alles um die Arbeit herum.
* **Administrator: Arbeitsbereich-Einstellungen**: die [Workspace-Einstellungen](/de/workspace/team-and-workspace-settings), sichtbar für Owner und Admins.
## Schnellaktionen
Der Button **Schnellaktionen** über Ihrem Profil öffnet die häufigsten Anlege-Aktionen von überall. Eine Aufgabe oder Notiz anzulegen heißt also nicht, die aktuelle Ansicht zu verlassen.
Die App-Sprache stellen Sie in den Arbeitsbereich-Einstellungen um (Deutsch, Englisch, Lettisch). Die Seitenleiste lässt sich über den Pfeil neben dem Workspace-Namen auf Icons einklappen; alles bleibt einen Klick entfernt.
# Konto erstellen und Test starten
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/start-your-trial
Registrieren, einloggen und sehen, was Ihr Workspace vom ersten Tag an enthält.
Sie können Yena testen, ohne vorher mit dem Vertrieb zu sprechen.
Gehen Sie auf [my.yena.ai/register](https://my.yena.ai/register) und erstellen Sie Ihr Konto mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse. Für den Start ist keine Kreditkarte nötig.
![Yena-Registrierung auf my.yena.ai/register]()
Ihr Workspace öffnet sich auf [my.yena.ai](https://my.yena.ai). Der schnellste Weg, Yena zu verstehen: eine echte Suche für eine Rolle, an der Sie gerade arbeiten. Siehe [Ihr erster Sourcer-Lauf](/de/getting-started/first-sourcer-run).
![Yena-Workspace]()
Folgen Sie [Ihr erster Sourcer-Lauf](/de/getting-started/first-sourcer-run). Mit einer echten Rolle dauert das etwa zehn Minuten.
Fragen vor dem Start? [Schreiben Sie uns](https://www.yena.ai/contact). Wenn Sie eine Personalberatung oder Agentur führen und Yena an einem laufenden Mandat testen wollen, sagen Sie es dazu. Genau solche Tests mögen wir am liebsten.
# Was ist Yena?
Source: https://support.yena.ai/de/getting-started/what-is-yena
Eine AI-native Recruiting-Plattform für Personalberatungen und Agenturen: Sourcer, ATS und Kundenportal in einem Kreislauf.
Yena existiert, damit Recruiter mehr Besetzungen erreichen. Dafür liegt der gesamte Kreislauf an einem Ort:
* **Der Sourcer** findet Kandidaten. Sie beschreiben eine Rolle, geben ein strukturiertes Profil frei und erhalten eine gescreente, gerankte Shortlist mit einer ehrlichen Markteinschätzung. Sie kalibrieren, und er lernt Ihren Maßstab.
* **Kontakt-Aufdeckung** macht aus einem guten Profil eine erreichbare Person: verifizierte E-Mail oder Telefonnummer für einen Daten-Credit, nur wenn etwas gefunden wird.
* **Das ATS** führt die Suche: Kandidaten, Kunden, Mandate, eine anpassbare Pipeline mit elf Phasen, Aufgaben, Notizen, Kalender und Reporting.
* **Das Kundenportal** präsentiert Ihre Shortlist: Ihr Kunde prüft, genehmigt und lehnt ab, auf einer gebrandeten Seite, und sein Feedback landet zurück in Ihrer Pipeline. Öffentliche Karriereseiten und Bewerbungslinks gehören zu jeder Stelle.
* **Smart Match** arbeitet Ihre bestehende Datenbank gegen jedes neue Mandat, bevor Sie extern sourcen.
## Für wen
Personalberatungen, Executive-Search-Boutiquen und Recruiting-Agenturen in Europa, meist zwischen einem und fünfzig Beratern. Yena ist europäisch gebaut: DSGVO-Haltung, EU-Rechenzentren, VIES-USt-Validierung auf Kundendatensätzen und eine deutschsprachige App samt Hilfe-Center.
## Wo anfangen
Zehn Minuten mit einer echten Rolle schlagen jede Tour: [Test starten](/de/getting-started/start-your-trial), dann [Ihre erste Sourcer-Suche](/de/getting-started/first-sourcer-run).
# Von der Bewerbung zum Interview
Source: https://support.yena.ai/de/guides/application-to-interview
Die eingehende Hälfte des Produkts: Karriereseite, die Phase Applied, Screening und der Kalender.
Sourcing findet die Kandidaten, die nicht gesucht haben. Diese Reise übernimmt die, die von sich aus zu Ihnen kommen.
Jede Stelle trägt eine [öffentliche Karriereseite mit Bewerbungslink](/de/portal/public-links). Verschicken Sie den Link mit Ihrer Ansprache, geben Sie ihn dem Kunden, oder fügen Sie den Embed-Code auf dessen Website ein.
![Public careers page]()
Bewerber erscheinen in der Phase **Applied** der Stelle mit ihren Formulardaten und angehängten Dokumenten. Die Zähler auf dem Stellen-Board zeigen Ihnen, wann etwas Neues eingegangen ist.
Verschieben Sie echte Kandidaten auf **Screening** und bearbeiten Sie sie genau wie gesourcte Kandidaten: derselbe Datensatz, dieselben Notizen, dieselben Phasen. Schwache Bewerbungen gehen auf **Rejected**: Eine ehrliche Pipeline hält auch die [Berichte](/de/workspace/reports) ehrlich.
Mit angebundenem [Google- oder Microsoft-Sync](/de/workspace/calendar-tasks-notes) leben Interviews direkt neben allem anderen, und das Interview landet in der Aktivitätsspur des Kandidatendatensatzes.
Ab **Interview** sind Bewerber und gesourcte Kandidaten nicht mehr zu unterscheiden: eine Pipeline, eine Portal-Präsentation, eine Besetzung. Das ist Absicht: Der Kunde muss nie wissen, über welchen Kanal der Gewinner gefunden wurde.
Bewerbungen tragen eine Absicht, die gesourcte Kandidaten nicht haben. Zeigt sich dieselbe Profilqualität in beiden Strömen, schließt der Bewerber meist schneller ab.
# Vom Kundenbriefing zur präsentierten Shortlist
Source: https://support.yena.ai/de/guides/brief-to-shortlist
Die komplette Reise über alle Module: Kunde, Mandat, Suche, Kontakte, Pipeline, Portal — in einer Sitzung.
Das ist der ganze Job in einem Leitfaden: Ein Kunde gibt Ihnen eine Suche, und vierzig Minuten später prüft er Kandidaten auf einem gebrandeten Portal. Jeder Schritt nennt das Modul, in dem Sie arbeiten, denn die Arbeit läuft durch fünf davon.
**Add Company**, USt-ID per VIES validieren, wenn Sie sie haben, fertig. Der Unternehmensdatensatz verankert alles Weitere.
![Dialog Neues Unternehmen]()
**Add Job**: Rollentitel, der eben angelegte Kunde, Gehaltsspanne (natürlich getippt, automatisch geparst), Honorartyp. Das Mandat landet in **Open** auf dem Board.
![Stellen-Board mit Mandat in Open]()
Schreiben Sie das Briefing so, wie der Kunde es gesagt hat. Prüfen Sie den Entwurf des **idealen Kandidatenprofils** (K.-o.-Kriterien unter Muss) und geben Sie frei. Fünf bis acht Minuten später haben Sie eine gescreente, gerankte Shortlist mit Marktüberblick.
![Sourcer-Shortlist]()
Markieren Sie beim Lesen Ja/Vielleicht/Nein. Für die Profile, die Sie wirklich kontaktieren: **E-Mail aufdecken** (1 Daten-Credit, nur bei Treffer), dann importieren — der Kandidat landet in Ihrem ATS, samt Arbeitgeber-Datensatz.
![Aufgedeckte E-Mail in der Shortlist]()
Öffnen Sie das Mandat, ziehen Sie Ihre Übernahmen aus dem Pool in die Pipeline und setzen Sie sie auf die Phase, die stimmt: meist **Screening**, bis Sie gesprochen haben, **Shortlist**, wenn sie kundenreif sind.
![Pipeline mit eingeordnetem Kandidaten]()
Portal-Workspace anlegen, mit **+ Add** genau die Kandidaten wählen, die der Kunde sehen soll, **Anonymize Names** setzen, wenn noch kein Vertrag steht, und **Copy Link**.
![Kandidaten zum Portal hinzufügen]()
Er genehmigt und lehnt ab auf der gebrandeten Seite; Sie verfolgen Zähler und Feedback im Portal-Tab und schieben genehmigte Kandidaten in der Pipeline auf **Interview**.
![Prüfung im Kundenportal]()
Nächstes Mandat für denselben Kunden? Der Portal-Workspace ist wiederverwendbar (ein Link, mehrere Projekte), und [Smart Match](/de/pipeline/smart-match) prüft Ihren gewachsenen Pool, bevor Sie wieder extern sourcen.
# Ihre Daten zu Yena bringen
Source: https://support.yena.ai/de/guides/data-migration
Alle Wege, auf denen Ihre Kandidaten, Kunden und Aufträge in Yena ankommen — selbst an einem Nachmittag oder als vollständiger Umzug mit unserem Team.
Ihre Datenbank ist Ihr Geschäft. Eine Personalberatung, die das System wechselt, fängt nicht bei null an — Jahre an Kandidaten, Kundenbeziehungen und Vermittlungshistorie ziehen mit um. Dieser Leitfaden zeigt beide Wege:
* **Selbst machen** — mit Tabellen, CV-Dateien und dem Browser. Die meisten Firmen haben ihre Kerndaten in einem Nachmittag drin.
* **Mit unserem Team** — ein vollständiger Umzug aus Ihrem bisherigen System, inklusive allem, was eine Tabelle nicht tragen kann: Bewerbungen mit Pipeline-Stufen, Notizen, Vermittlungen und Aktivitätshistorie.
Unsicher, was Sie brauchen? Wenn Ihr altes System CSV-Dateien exportiert und Ihre CVs in Ordnern liegen, reicht der Selbst-machen-Weg. Soll Ihre komplette Pipeline-Historie den Umzug überleben, [kontaktieren Sie uns](https://www.yena.ai/contact) für eine begleitete Migration.
## Was Sie selbst mitbringen können
| Daten | Wo | Wie |
| ---------------- | ------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------- |
| Kandidaten | **Kandidaten → CSV importieren** | CSV- oder Excel-Export aus jedem System |
| CVs | **Kandidaten → CV importieren** | Bis zu 20 Dateien pro Durchgang — bis zu 1.000 mit Pro und Team |
| Kunden | **Kunden (Unternehmen) → CSV importieren** | Ihre Kundenliste samt Rechnungsdaten |
| Aufträge | **Aufträge → CSV importieren** | Offene Rollen, Honorare und Projektnummern |
| LinkedIn-Profile | Browser-Erweiterung | Vollständiger Profilinhalt, ein Klick |
Die Reihenfolge zählt: **erst Unternehmen, dann Aufträge, dann Kandidaten**. Datensätze verknüpfen sich beim Ankommen — ein Kandidat, dessen Unternehmen schon existiert, landet direkt daran.
## Kandidaten aus einer Tabelle
Exportieren Sie Ihre Kandidaten aus dem alten System als CSV oder Excel — beides funktioniert, auch ältere Excel-Formate — und gehen Sie zu **Kandidaten → CSV importieren**. Der Assistent führt durch vier Schritte: Hochladen, Spalten zuordnen, Prüfen, Importieren.
![CSV-Import — Schritt Hochladen]()
**Die Zuordnung entscheidet die Migration.** Der Assistent liest Ihre Spaltenköpfe und ordnet die offensichtlichen selbst zu — Namen, E-Mails, Telefonnummern, LinkedIn, Gehalt, Verfügbarkeit, sogar Rechnungsfelder. Alles Unbekannte ordnen Sie einem Ihrer eigenen Felder zu — oder legen das Feld direkt im Assistenten neu an. Die Zuordnung wird gespeichert: die zweite Datei mit demselben Aufbau ordnet sich von selbst zu.
Drei Dinge schützen Ihre Daten beim Import:
* **Keine Duplikate.** Eine Zeile, die per E-Mail, LinkedIn oder Telefon zu einem bestehenden Datensatz passt, wird mit ihm zusammengeführt, nie doppelt angelegt — und die Zusammenführung ergänzt Informationen, ohne Vorhandenes zu löschen. Reine Namensgleichheit führt nie automatisch zusammen: zwei Menschen können denselben Namen tragen.
* **Unternehmen ziehen mit.** Firmennamen in Ihren Kandidatenzeilen werden mit Ihrer Kundenliste abgeglichen; bestehende Unternehmen werden verknüpft, neue automatisch angelegt, und jeder importierte Kandidat landet an seinem Unternehmen.
* **Alles wird protokolliert.** **Tenant Admin → Import History** hält jeden Lauf fest — was angelegt, zusammengeführt und übersprungen wurde. Sie können belegen, was angekommen ist.
![Import-Historie]()
## Kandidaten aus CV-Dateien
Der Stapel CVs, der es nie ins alte System geschafft hat, ist auch Daten. **Kandidaten → CV importieren** nimmt bis zu 20 Dateien pro Durchgang — PDF, Word, RTF, ODT, sogar abfotografierte CVs — und macht aus jeder einen vollständigen Kandidatendatensatz: jede Station mit Beschreibung, Ausbildung, Fähigkeiten, Sprachen und der Kurzvorstellung des Kandidaten. Mit Pro und Team darf ein Durchgang bis zu 1.000 Dateien enthalten.
![CV-Massenimport]()
Derselbe Duplikatschutz gilt auch hier: der CV einer Person, die schon in Ihrer Datenbank ist, aktualisiert ihren Datensatz und hängt die Datei an, statt einen Zwilling anzulegen.
Ausgelesene CVs speisen alles Weitere. Werdegang und Kurzvorstellung sind das, was die KI-Funktionen — Portal-Kriterienvorschläge, Matching, Zusammenfassungen — lesen. Ein aus einem echten CV importierter Kandidat ist weit mehr wert als eine Zeile mit Name und E-Mail.
## LinkedIn-Profile
Die Browser-Erweiterung importiert ein vollständiges Profil — Headline, Werdegang mit Beschreibungen, Ausbildung, Fähigkeiten, Sprachen — direkt nach Yena und legt den Kandidaten auf Wunsch gleich auf die Pipeline eines Auftrags oder in eine Liste. Für Sourcing-getriebene Firmen der schnellste Weg, die Datenbank schon während des Umzugs weiter aufzubauen. Siehe [Erweiterungs-Leitfaden](/de/sourcer/linkedin-extension).
## Kunden und Aufträge
* **Kunden:** **Kunden (Unternehmen) → CSV importieren**. Name und Domain reichen für den Start; die Zuordnung trägt auch Rechnungsdaten (USt-ID, IBAN, Adressen), wenn Ihr Export sie enthält. Bestehende Unternehmen werden erkannt und übersprungen, nicht dupliziert.
* **Aufträge:** **Aufträge → CSV importieren** bringt offene Rollen mit Honoraren, Projektnummern und Terminen mit und verknüpft jede per Name mit ihrem Unternehmen. Zusätzlich können Sie von einem Kundendatensatz aus dessen Karriereseite scannen und laufende Vakanzen als Entwürfe übernehmen.
## Vollständige Migration mit unserem Team
Tabellen können Ihre Pipeline-Historie nicht tragen. Wenn Sie behalten wollen:
* **Bewerbungen** — welcher Kandidat auf welcher Stufe welches Auftrags stand,
* **Notizen** und angehängte Dateien,
* **Vermittlungen** und historische Honorare,
* **Aktivitätshistorie**,
dann nehmen Sie den begleiteten Weg: Sie geben uns einen Export aus Ihrem bisherigen System, wir ordnen ihn zu, fahren zuerst eine vollständige Probe-Migration und prüfen das Ergebnis gemeinsam mit Ihnen, bevor irgendetwas live geht. Ihr Team arbeitet durchgehend weiter; der Wechsel passiert, wenn die Daten verifiziert sind.
[Kontaktieren Sie uns](https://www.yena.ai/contact), um eine begleitete Migration zu planen — der Name Ihres alten Systems und grobe Datensatzzahlen genügen für den Start.
## Nach dem Import
Öffnen Sie eine Handvoll importierter Kandidaten. Hängen sie am richtigen Unternehmen? Sind die eigenen Felder gefüllt? Ist der CV angehängt?
**Tenant Admin → Import History** zeigt pro Lauf, was angelegt, zusammengeführt und übersprungen wurde. Übersprungene Zeilen nennen ihren Grund — Quelle korrigieren und nur diese erneut importieren.
**Data Quality** zeigt, welchen Datensätzen die Felder fehlen, die Ihr Reporting braucht — das ehrliche Bild dessen, was Ihr altes System wirklich enthielt.
Die eigentliche Aufgabe des alten Systems war die Ansicht, die den ganzen Tag offen stand. Bauen Sie sie mit [Filtern und einer gespeicherten Ansicht](/de/workspace/views-filters-lists) neu — und legen Sie das alte System dann still. Beide parallel zu pflegen ist der Tod jeder Migration.
# Ihre erste Woche mit Yena
Source: https://support.yena.ai/de/guides/first-week-with-yena
Ein Fünf-Tage-Plan vom leeren Workspace bis zum Kunden, der Kandidaten prüft, aufgebaut um ein echtes Mandat.
Der ehrliche Test für Yena ist ein echtes Mandat, durchgearbeitet von Anfang bis Ende. Hier ist die Woche.
[Registrieren](/de/getting-started/start-your-trial), [Workspace-Standardeinstellungen](/de/workspace/team-and-workspace-settings) setzen (Währung, Zeitzone, Sprache) und [Ihre erste Sourcer-Suche](/de/getting-started/first-sourcer-run) für die schwierigste Rolle auf Ihrem Schreibtisch durchführen. Lesen Sie den Marktüberblick vor der Shortlist: er sagt Ihnen, welches Spiel Sie spielen.
Prüfen Sie die Shortlist mit Ja/Vielleicht/Nein, bis der Sourcer neu kalibriert, [verfeinern](/de/sourcer/refining-a-search) Sie einmal, dann [decken Sie Kontakte auf](/de/sourcer/finding-contact-details) für die Profile, die Sie wirklich ansprechen werden, und [importieren](/de/sourcer/from-sourcer-to-ats) Sie diese.
Legen Sie das [Kundenunternehmen](/de/pipeline/client-accounts) und das [Mandat](/de/pipeline/creating-a-mandate) an, ziehen Sie Ihre Importe auf die [Pipeline](/de/pipeline/stages-and-candidates) und beginnen Sie Gespräche. Notizen und Aufgaben gehören auf die Datensätze, nicht in Ihren Kopf.
[Migrieren Sie die Tabellenkalkulation](/de/guides/migrating-from-spreadsheets), oder zumindest die aktiven Kandidaten dieses Quartals. Laden Sie einen Kollegen in den [Team-Einstellungen](/de/workspace/team-and-workspace-settings) ein und teilen Sie die Pipeline auf.
Gescreente Kandidaten gehen auf **Shortlist**, das [Portal geht an den Kunden](/de/portal/sharing-a-shortlist), und Sie beobachten, wie Genehmigungen und Ablehnungen zurückkommen. Das ist der komplette Kreislauf innerhalb einer Testwoche, mit [Berichten](/de/workspace/reports), die bereits mitzählen, was passiert ist.
Irgendwo in der Woche nicht weiter? Die [Chat-Blase auf dieser Seite](/de/getting-started/getting-help) erreicht einen echten Menschen, und Testnutzer, die auf laufenden Mandaten testen, werden zuerst betreut.
# Den Marktüberblick für die Neukundengewinnung nutzen
Source: https://support.yena.ai/de/guides/market-read-bd
Der Marktüberblick des Sourcers ist ein BD-Artefakt: Bringen Sie einem Interessenten Belege über dessen eigenen Talentmarkt, bevor er irgendetwas unterschrieben hat.
Das stärkste erste Treffen mit einem Interessenten ist kein Pitch-Deck, sondern dessen eigener Markt, akkurat gelesen.
Nehmen Sie die Rolle, mit deren Besetzung der Interessent zu kämpfen hatte, und führen Sie sie als echte Suche durch. Sie erhalten einen gerankten Pool und, wichtiger noch, den **Marktüberblick**: Match-Stärke, bei welchen Wettbewerbern die Talente sitzen, und ob der Pool tief oder dünn ist.
![SourcerPro market read panel]()
Im Gespräch ist die Erkenntnis das Produkt: "Der Pool für dieses Profil in Ihrer Region umfasst 18 starke Matches, konzentriert bei diesen Arbeitgebern; hier ist, warum Ihre Anzeige sie nicht erreicht." Halten Sie Kandidaten anonym: der [Anonymisieren-Schalter des Portals](/de/portal/sharing-a-shortlist) existiert genau für diese Phase.
Legen Sie den Interessenten als Unternehmen an (Phase: Lead), damit jedes Gespräch auf dem Datensatz landet. Kam Ihr erster Kontakt als Kandidat herein, dreht **Convert to Customer** auf dessen Datensatz ihn ohne erneute Eingabe zu einem BD-Kontakt.
![Convert to Customer power action]()
Der natürliche nächste Satz: "Geben Sie uns diese Rolle als Testmandat, die Shortlist existiert bereits." Legen Sie die Stelle an, hängen Sie das Portal an, präsentieren Sie die Kandidaten, die Sie bereits gefunden haben. Die BD-Bewegung und die Liefer-Bewegung sind dieselbe Bewegung.
Ein dünner Pool ist im Gespräch genauso wertvoll: einem Interessenten mit Belegen zu zeigen, dass sein Zielprofil kaum existiert, schafft mehr Vertrauen als zwölf Kandidaten zu versprechen, die Sie nicht haben.
# Umzug aus Tabellenkalkulationen
Source: https://support.yena.ai/de/guides/migrating-from-spreadsheets
Die Reihenfolge, die einen sauberen Umzug ermöglicht: Unternehmen, dann Stellen, dann Kandidaten, dann die Tabelle nicht mehr pflegen.
Tabellenkalkulationen versagen Recruiting-Teams langsam: Versionskonflikte, keine Kontakthistorie, keine Ahnung, wer mit wem gesprochen hat. Hier ist die Migrationsreihenfolge, die Datensätze beim Eintreffen verknüpft hält.
**Import CSV** mit Ihrer Kundenliste. Unternehmen verankern Stellen und Besetzungen, sie müssen also existieren, bevor sich irgendetwas mit ihnen verknüpfen kann. Enthält die Tabelle USt-IDs, bereinigt die [VIES-Validierung](/de/pipeline/client-accounts) diese bei der Eingabe.
Importieren Sie offene Rollen per CSV, oder legen Sie aktuelle Mandate von Hand mit dem [Assistenten](/de/pipeline/creating-a-mandate) an: Das manuelle Anlegen der laufenden Mandate dauert Minuten und stellt sicher, dass die Honorartypen für die Berichte stimmen.
**Import CSV** für die Masse, **Import CV** für den Stapel Dateien, der nie in die Tabelle gefunden hat. Datensätze verknüpfen sich automatisch mit bereits existierenden Unternehmen, weshalb Kandidaten zuletzt kommen.
**Tenant Admin → Import History** listet jeden Import mit seinem Ergebnis, sodass Sie belegen können, was angekommen ist, und erneut ausführen können, was nicht angekommen ist. **Data Quality** zeigt dann, welchen Datensätzen die Felder fehlen, die Ihre Berichte brauchen.
Der eigentliche Zweck der Tabelle war die Ansicht, die Sie offen hielten. Bauen Sie diese mit [Filtern und einer gespeicherten Ansicht](/de/workspace/views-filters-lists) neu auf, und pflegen Sie die Tabelle dann nicht mehr weiter. Beide parallel am Leben zu halten ist, wie Migrationen scheitern.
Unsauberer Export? [Kontaktieren Sie uns](https://www.yena.ai/contact), und wir gehen das Mapping mit Ihnen durch, bevor Sie importieren: ein Mapping zu korrigieren schlägt es, tausend Datensätze im Nachhinein zu bereinigen.
# Silbermedaillen-Kandidaten reaktivieren
Source: https://support.yena.ai/de/guides/reactivating-silver-medalists
Die Kandidaten, die das letzte Mandat fast gewonnen hätten, sind die schnellste Besetzung für das nächste: eine Reise durch Listen, Smart Match und die Pipeline.
Jede abgeschlossene Suche hinterlässt starke Kandidaten, die am Timing scheiterten, nicht an der Qualität. Diese Reise macht sie zu Ihren schnellsten Besetzungen.
Wenn ein Mandat **Hired** erreicht, lassen Sie die Zweitplatzierten nicht verschwinden. Fügen Sie die letzten zwei oder drei zu einer Liste hinzu ("Silbermedaillen-Kandidaten · Servicetechniker"), bevor Sie Ihre Suche archivieren. Ihre Datensätze behalten alles: die Anrufe, die Notizen, das Kundenfeedback aus dem Portal.
Öffnen Sie bei der neuen Stelle **Matching**, bevor Sie SourcerPro starten. Smart Match liest die Kriterien der Rolle und durchsucht Ihren ganzen Pool, einschließlich jedes gebankten Silbermedaillen-Kandidaten, mit Branchen-Fit-Prüfung und einer teilbaren Begründung.
![Smart Match review screen]()
Der Tab **Lists** im Pool bringt Ihre kuratierten Gruppen einen Klick von der Pipeline entfernt. Ziehen Sie alle noch relevanten Kandidaten direkt auf **Screening**: Sie haben bereits mit ihnen gesprochen, also überspringen sie meist die kalten Phasen.
Die Tabs **Conversations** und **Notes** auf dem [Kandidatendatensatz](/de/pipeline/candidate-records) halten das letzte Gespräch fest. Beziehen Sie sich darauf: "Sie waren im März unsere Nummer zwei für die Rolle in Frankfurt" ist eine ganz andere Botschaft als eine kalte InMail.
Silbermedaillen-Kandidaten sind bereits vorgeprüft und können deshalb im ersten Batch das [Kundenportal](/de/portal/sharing-a-shortlist) erreichen, manchmal noch am selben Tag, an dem das Mandat eingeht. Diese Geschwindigkeit ist die Geschichte, an die sich der Kunde erinnert.
Der Zinseszinseffekt ist der Punkt: Jeder Sourcer-Lauf, den Sie [importieren](/de/sourcer/from-sourcer-to-ats), vergrößert den Pool, den Smart Match beim nächsten Mal durchsucht. Nach einem Jahr antwortet Ihre eigene Datenbank zuerst.
# Yena Hilfe-Center
Source: https://support.yena.ai/de/index
Sourcen, Shortlisten und Besetzen mit Yena.
Yena hilft Recruitern, mehr Besetzungen zu erreichen. Dieses Hilfe-Center erklärt den Kern des Produkts: Rolle beschreiben, geprüfte Shortlist erhalten, kalibrieren und die Suche bis zur Besetzung führen.
Sourcer, ATS und Kundenportal in einem Kreislauf, und für wen das gebaut ist.
Konto auf my.yena.ai anlegen und den Workspace in zwei Minuten sehen.
Rolle beschreiben, Profil freigeben, Shortlist lesen, kalibrieren.
Verifizierte E-Mail oder Telefonnummer für jeden Shortlist-Kandidaten: ein Daten-Credit, nur bei Treffer.
Der Job-Assistent, die Pipeline und das Board, auf dem Ihre Suchen leben.
Ein gebrandetes Kundenportal mit Genehmigen/Ablehnen, statt PDF per E-Mail.
Ihre bestehende Datenbank, zuerst gegen jedes neue Mandat gematcht.
Ihre Rolle als Verantwortlicher, unsere als Auftragsverarbeiter, und wie Löschanfragen funktionieren.
Test, Credits, Sprachen, Datenstandort: die kurzen Antworten.
Nicht gefunden, was Sie suchen? Öffnen Sie ein Ticket über die **Chat-Blase** auf dieser Seite (siehe [Hilfe bekommen](/de/getting-started/getting-help)) oder [schreiben Sie unserem Team](https://www.yena.ai/contact). Ein echter Mensch antwortet, meist noch am selben Tag.
# E-Mail-Konto verbinden
Source: https://support.yena.ai/de/integrations/connect-email
Google oder Microsoft einmal verbinden, um Kalender zu synchronisieren und E-Mails aus Yena Inbox und Kampagnen zu senden.
Verbinden Sie Ihr geschäftliches Postfach unter **Settings → Connected Accounts**. Die Verbindung gehört zu Ihrem Yena-Benutzer und bleibt auf allen Geräten verfügbar.
![Microsoft-E-Mail-Integration mit Connect-Schaltfläche in Yena Connected Accounts]()
## Vor dem Start
* Verwenden Sie das Google- oder Microsoft-Konto, von dem Yena senden soll.
* Erlauben Sie, dass sich das Anmeldefenster des Anbieters öffnet.
* Wenn Ihr Unternehmen App-Zugriffe verwaltet, muss ein Google- oder Microsoft-Administrator Yena möglicherweise freigeben.
## Google verbinden
1. Öffnen Sie **Settings → Connected Accounts**.
2. Suchen Sie **Google** und wählen Sie **Connect**.
3. Melden Sie sich bei Google an und erlauben Sie den angeforderten Zugriff auf E-Mail und Kalender.
4. Kehren Sie zu Yena zurück. In der Google-Zeile sollten der grüne Status **Connected** sowie **Calendar** und **Inbox email** erscheinen.
## Microsoft verbinden
1. Suchen Sie auf derselben Seite **Microsoft** und wählen Sie **Connect**.
2. Melden Sie sich mit dem gewünschten Microsoft-365-Konto an.
3. Erlauben Sie den angeforderten Zugriff, kehren Sie zu Yena zurück und prüfen Sie den Status **Connected**.
## Verbindung prüfen
Jede verbundene Zeile zeigt, wann Yena sie zuletzt geprüft hat. Wählen Sie nach dem Verbinden oder bei fehlenden Nachrichten beziehungsweise Kalendereinträgen **Check now**.
## E-Mail-Signatur hinzufügen
Für Google können Sie mit **Import from Gmail** Ihre bestehende Signatur übernehmen oder sie direkt in Yena eintragen. Wählen Sie anschließend **Save signature**.
## Wo E-Mail erscheint
* **Inbox** — E-Mails an Kandidaten und Kunden senden und empfangen.
* **Calendar** — Termine mit dem verbundenen Konto synchronisieren.
* **Campaigns** — das verbundene E-Mail-Konto als Absender eines E-Mail-Schritts auswählen.
## Fehlerbehebung
* **Verbindung wirkt veraltet:** wählen Sie **Check now**.
* **Der Anbieter verlangt eine neue Anmeldung:** verbinden Sie dasselbe Geschäftskonto erneut.
* **Kein E-Mail-Absender in einer Kampagne:** prüfen Sie die Verbindung, öffnen Sie die Sequenz erneut und wählen Sie das Konto als Absender.
# LinkedIn verbinden
Source: https://support.yena.ai/de/integrations/connect-linkedin
Ein LinkedIn-Konto verbinden, um Konversationen zu synchronisieren und LinkedIn-Outreach aus Yena zu senden.
Verbinden Sie LinkedIn unter **Settings → Connected Accounts**. Das Konto gehört zu Ihrem Yena-Benutzer und steht anschließend in der Inbox sowie als Kampagnen-Absender zur Verfügung.
![LinkedIn-Integration mit Connected, Re-authorize und Check now in Yena]()
## Vor dem Start
* Verwenden Sie das LinkedIn-Konto, von dem Kandidaten und Kunden hören sollen.
* Stellen Sie sicher, dass Sie sich anmelden und eine LinkedIn-Verifizierung oder Zwei-Faktor-Abfrage abschließen können.
* Wenn LinkedIn bereits eine Einschränkung oder Warnung anzeigt, lösen Sie diese vor dem Aktivieren einer Kampagne.
## LinkedIn verbinden
1. Öffnen Sie **Settings → Connected Accounts**.
2. Suchen Sie **LinkedIn** und wählen Sie **Connect**.
3. Schließen Sie die sichere Anmeldung ab. Falls LinkedIn eine Verifizierung verlangt, erledigen Sie diese im geöffneten Fenster.
4. Kehren Sie zu Yena zurück. Die LinkedIn-Zeile sollte den grünen Status **Connected** und Ihren Kontonamen anzeigen.
5. Wählen Sie **Check now**, um die Verbindung zu prüfen.
## Wo LinkedIn erscheint
* **Inbox** — Konversationen synchronisieren und Nachrichten oder InMail aus Yena senden.
* **Campaigns** — das verbundene LinkedIn-Konto als Absender für Verbindungsanfragen und Nachrichtenschritte auswählen.
## So funktionieren Kampagnen-Follow-ups
Folgt eine LinkedIn-Nachricht auf eine Verbindungsanfrage, wartet Yena auf die Annahme. Die Wartezeit des Follow-ups beginnt, wenn Yena die Annahme erkennt — nicht beim Versand der Einladung.
Annahmen werden automatisch synchronisiert, aber nicht immer sofort. Yena prüft vor dem fälligen Follow-up erneut und versucht es automatisch wieder, falls LinkedIn die Änderung noch nicht bereitstellt.
## Konto erneut autorisieren
Wählen Sie **Re-authorize**, wenn Yena eine abgelaufene Sitzung meldet, das Konto nicht mehr synchronisiert oder LinkedIn eine neue Anmeldung verlangt. Die erneute Autorisierung aktualisiert die Verbindung, ohne Ihre Kampagnen zu verändern.
## Sicher senden
* Aktivieren Sie das Senden nur für die Kampagne, die tatsächlich starten soll.
* Wenn LinkedIn eine Warnung anzeigt, schalten Sie das Kampagnen-Senden sofort aus und beheben Sie die Warnung vor einem erneuten Versuch.
* Halten Sie Verbindungsanfragen und Follow-ups relevant, persönlich und innerhalb der in Yena angezeigten Limits.
## Fehlerbehebung
* **Verbindung wirkt veraltet:** wählen Sie **Check now**.
* **Konto fehlt in einer Kampagne:** prüfen Sie die Verbindung, öffnen Sie die Sequenz erneut und wählen Sie das Konto als Absender.
* **Nachrichten werden nicht synchronisiert:** wählen Sie **Re-authorize**, schließen Sie eine verlangte LinkedIn-Verifizierung ab und prüfen Sie erneut.
# Kandidatendatensätze
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/candidate-records
Was zu einem Kandidaten gehört: Erfahrung, Konversationen, Dateien, Aufgaben, verknüpfte Stellen und AI Intelligence.
Ein Kandidatendatensatz ist das System of Record für alles, was Sie über eine Person wissen.
![Candidate profile with tabs and record details]()
## Was im Datensatz steckt
* **Erfahrung und Ausbildung** mit Verweildauer-Statistiken: durchschnittliche Verweildauer, Zeit in der aktuellen Rolle, Gesamterfahrung. Jedes Feld ist editierbar.
* **Tabs für die Arbeitshistorie**: References, Conversations, Notes, Files, Tasks, Activity, dazu verknüpfte Companies und Jobs.
* **Datensatzdetails** in der rechten Spalte: Titel, E-Mail, Telefon, Unternehmen, LinkedIn. Über den Sourcer aufgedeckte Kontaktdaten landen hier.
* **Similar** zeigt Kandidaten mit einem vergleichbaren Profil aus Ihrer eigenen Datenbank.
## AI Intelligence
**Generate AI Intelligence** erzeugt für jeden Datensatz intelligente Tags (Branche, Seniorität, Sprache) und strukturierte Fakten zum Kandidaten und wendet die Tags direkt auf den Datensatz an, sodass Filter und Suche sie erfassen.
## Power-Aktionen
Ein Kandidat, der sich als Hiring-Kontakt herausstellt, kann konvertiert werden: **Convert to Customer** markiert ihn als Business-Development-Lead oder Kundenkontakt, ohne dass Sie etwas erneut eintippen müssen.
# Kunden und Kontakte organisieren
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/client-accounts
Unternehmensdatensätze verankern jede Stelle und jede Besetzung. Inklusive EU-USt-ID-Validierung über VIES.
Unternehmen verankern alles in Yena: Stellen gehören zu einem Unternehmen, Besetzungen werden einem Unternehmen in Rechnung gestellt, und Kontakte liegen unter einem Unternehmen.
Klicken Sie unter **Clients (Companies)** auf **Add Company**. Sie können die USt-ID des Kunden direkt im Formular gegen das EU-Register (**VIES**) validieren; Name, Branche, Website und interne Notizen vervollständigen den Datensatz.
![New Company dialog with VIES VAT lookup]()
Unternehmen tragen eine **Phase** (startet bei Lead), einen Owner, Zähler für offene Stellen und Kontakte sowie die üblichen Details: Branche, Größe, Website, E-Mail, Telefon, LinkedIn. Speichern Sie gefilterte Ansichten für die Ausschnitte, mit denen Sie täglich arbeiten.
Der Import eines gesourcten Kandidaten legt dessen aktuellen Arbeitgeber automatisch als Unternehmensdatensatz an. Das ist ein Market-Mapping-Nebeneffekt, der sich lohnt: Nach ein paar Suchen weiß Ihre Datenbank, in welchen Unternehmen die Talente sitzen.
# Firmenlogos
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/company-logos
Jedes Kundenunternehmen trägt sein eigenes Logo — in Listen, in Projekt-Kopfzeilen, im Portal — ohne dass Sie etwas hochladen oder pflegen müssen.
Eine Liste mit vierzig Kunden liest sich langsam, wenn jede Zeile nur Text ist. Mit Logos erfassen Sie sie auf einen Blick: Sie finden den Kunden an seinem Zeichen, so wie Sie eine App auf Ihrem Telefon finden.
Am meisten zählt das vor dem Kunden. Die Shortlist, die Sie präsentieren, trägt oben auf der Seite seine Marke statt eines grauen Platzhalters. Das Portal wirkt dadurch wie ein Service, den Sie für ihn betreiben, und nicht wie ein Tool, in dem Sie zufällig eingeloggt sind.
Und es gibt nichts zu pflegen. Sie laden nie ein Logo hoch, tauschen nie eines aus, wenn ein Kunde sich neu positioniert, und sehen nie ein leeres Kästchen dort, wo ein Logo stehen sollte.
## Woher das Logo kommt
Yena sucht es im Hintergrund, innerhalb weniger Minuten nach dem Anlegen des Unternehmens: über die Website des Unternehmens, wenn eine im Datensatz hinterlegt ist, und über den Firmennamen, wenn keine da ist.
Bis das abgeschlossen ist, und bei jedem Unternehmen, für das es kein Logo gibt, steht ein **Zwei-Buchstaben-Zeichen** dafür ein: die Initialen des Firmennamens auf einer ruhigen Farbe. Dasselbe Unternehmen trägt überall dieselbe Farbe, sodass auch das Zeichen selbst wiedererkennbar wird. Es ist nie ein leeres Quadrat und nie ein allgemeines Gebäude-Symbol — zwei Buchstaben sagen Ihnen, welches Unternehmen gemeint ist, ein Symbol sagt nichts.
![Stellenliste mit Kundenlogos]()
## Wo Sie es sehen
* **Stellen**: in der Liste und neben dem Titel in der Kopfzeile des Projekts.
* **Mandanten (Unternehmen)**: in der Liste und im Unternehmensdatensatz.
* **Das Kundenportal**: in der Kopfzeile der Seite, die Ihr Kunde öffnet, und in der Kandidatenpräsentation.
* **Karriereverläufe**: jeder frühere Arbeitgeber im Datensatz eines Kandidaten trägt sein eigenes Logo, sodass sich der Werdegang als Folge wiedererkennbarer Unternehmen liest.
![Projekt-Kopfzeile mit Kundenlogo]()
![Unternehmensliste mit Logos]()
![Kundenportal-Kopfzeile mit Kundenlogo]()
## Ein anderes Logo für ein einzelnes Portal
Das automatische Logo ist ein Rückfall, keine Festlegung. Im **Portal**-Tab eines Projekts gibt es unter **Client Branding & Details** das Feld **Client Logo URL**; was dort steht, gewinnt für dieses Portal. Fügen Sie den Link zu der Datei ein, die der Kunde Ihnen gegeben hat, oder lassen Sie **Import branding** ihn von dessen Website füllen — siehe [Portal-Einstellungen und Branding](/de/portal/portal-settings-and-branding).
Das ist die Einstellung für den Fall, dass das öffentliche Logo dem Konzern gehört und Ihr Mandat bei einer einzelnen Sparte liegt.
Keine Website im Unternehmensdatensatz? Tragen Sie eine ein. Ein über die Domain gefundenes Logo ist deutlich sicherer als eines, das nur über den Namen gefunden wurde — und die Website lohnt sich im Datensatz ohnehin.
Logos werden einmal von Yena gespeichert und von dort ausgeliefert. Beim Laden einer Seite wird kein Bild von anderswo geholt. Ihre Listen bleiben dadurch schnell, und der Browser Ihres Kunden ruft beim Öffnen eines Portals nie eine dritte Stelle auf.
# Convert to Customer: wenn ein Kandidat zum Kunden wird
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/convert-to-customer
Kandidaten stellen auch ein. Eine Power Action dreht einen Datensatz von Talent zu Geschäftskontakt, ohne die Historie zu verlieren.
Im Agenturrecruiting ist die Linie zwischen Kandidat und Kunde dünn: Die Führungskraft, die Sie letztes Jahr besetzt haben, ist der Hiring Manager, der Sie nächstes Jahr anruft.
## Die Power Action
Auf jedem [Kandidatendatensatz](/de/pipeline/candidate-records) sitzt unter **Power Actions** die Option **Convert to Customer**: Sie markiert die Person als BD-Lead beziehungsweise Kundenkontakt. Der Datensatz behält alles: Gespräche, Notizen, Dateien, Historie.
![Convert to Customer action]()
## Wann Sie sie nutzen
* Ein besetzter Kandidat beginnt, für sein neues Team einzustellen.
* Eine Führungskraft, die in der Shortlist war, aber nicht besetzt wurde, war von Ihrem Prozess beeindruckt und erwähnt eine offene Stelle auf ihrer Seite.
* Ein [Marktüberblick-BD-Gespräch](/de/guides/market-read-bd) beginnt mit jemandem, der als Talent in Ihre Datenbank gelangt ist.
## Nach der Umwandlung
Verknüpfen Sie die Person mit ihrem [Unternehmensdatensatz](/de/pipeline/client-accounts) (legen Sie ihn an, falls neu, Phase: Lead), protokollieren Sie den nächsten Schritt als Aufgabe, und die BD-Bewegung läuft auf denselben Schienen wie alles andere. Kein erneutes Eintippen, kein zweites CRM.
# Ein Mandat anlegen und verwalten
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/creating-a-mandate
Der dreistufige Job-Assistent: Kerninformationen, Vergütung und Honorar, Beschreibung und Notizen.
Stellen in Yena sind Ihre Mandate. Legen Sie eine an, wenn ein Kunde Ihnen eine Suche gibt.
Klicken Sie unter **Jobs** auf **Add Job**. Schritt eins erfasst den Stellentitel, das Kundenunternehmen (legen Sie das Unternehmen zuerst unter [Clients](/de/pipeline/client-accounts) an), Owner, Status, Beschäftigungsart und Standort. **Quick Create** überspringt den Rest, wenn es schnell gehen muss.
![Add New Job wizard, core info step]()
Geben Sie die Gehaltsspanne so ein, wie Sie sie sagen würden ("EUR 42k - 48k"), und Yena wandelt sie in eine strukturierte Spanne um. Legen Sie den **Fee-Typ** (fest oder prozentual) fest, damit der Auftragswert im Reporting erscheint, und hinterlegen Sie bei Bedarf einen Quellenlink.
Eine formatierte Stellenbeschreibung (kundenseitig sichtbar) und interne Notizen (nur fürs Team). Dann **Create Job**.
## Das Jobs-Board
Mandate liegen auf einem Board mit Auftragswert-Summen pro Spalte: **Hold, Open, Filled, Lost, Closed**. Wechseln Sie für Bulk-Arbeiten in die Listenansicht, oder importieren Sie bestehende Stellen per CSV.
![Jobs kanban board]()
# Individuelle Phasen und Pipeline-Vorlagen
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/custom-stages-and-templates
Formen Sie die Pipeline einer einzelnen Stelle um, oder legen Sie Workspace-Vorlagen fest, damit jedes neue Mandat mit Ihrem Prozess startet.
Die Standard-Pipeline (New → Applied → Screening → Longlist → Shortlist → Interview → 2nd Interview → Offer → Hired, plus Postponed und Rejected) passt für die meisten Desks. Wenn nicht, gibt es zwei Steuerungsebenen:
## Pro Stelle: Phasen umbenennen und hinzufügen
Das **⋯-Menü** jeder Spalte in der Pipeline einer Stelle bietet **Rename** und **Add Stage**. Eine Executive-Search-Suche will vielleicht "Referenzen" zwischen 2nd Interview und Offer; ein Zeitarbeits-Desk fasst die Interview-Phasen vielleicht ganz zusammen. Änderungen gelten für diese Stelle.
![Pipeline with column menu options]()
## Workspace-weit: Pipeline-Vorlagen
![Pipeline templates]()
**Tenant Admin → Pipelines** enthält die Workspace-Vorlagen, sodass jedes neue Mandat mit Ihrem Prozess startet statt mit dem Standard. Legen Sie das einmal fest, wenn sich Ihr Team auf einen Ablauf einigt; Änderungen pro Stelle funktionieren weiterhin darüber hinaus.
## Warum Phasen-Hygiene sich auszahlt
Der [Pipeline-Trichter in den Berichten](/de/workspace/reports) aggregiert nach Phase über alle Stellen hinweg. Konsistente Phasennamen machen "Wo stocken unsere Suchen?" beantwortbar; der Trichter ist nur so ehrlich wie die Spalten.
# Einen Lebenslauf importieren
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/import-cv
Legen Sie eine Lebenslauf-Datei ab und erhalten Sie einen strukturierten Kandidatendatensatz: der schnellste Weg für Kandidaten, die als Dokument ankommen.
Viele Kandidaten kommen als PDF an: eine von einem Kunden weitergeleitete Empfehlung, eine Bewerbung von einer Jobbörse, der Stapel von einer Karrieremesse.
## Wo es zu finden ist
![Import CV dialog]()
**Import CV** sitzt an zwei Stellen: oben unter **Candidates**, und direkt im Pool jeder Stellen-Pipeline, sodass ein Lebenslauf in einem Zug in die Datenbank gelangen und auf dem richtigen Mandat landen kann.
## Was das Parsing macht
Yena liest das Dokument und baut den Datensatz auf: Name, Titel, Kontaktdaten, Erfahrungsverlauf, Ausbildung. Sie prüfen das Ergebnis, bevor es gespeichert wird; das Parsing ist ein Vorsprung, kein Vertrauensvorschuss. Von dort aus verhält sich der Datensatz wie jeder andere: [Tabs, Dateien, AI Intelligence](/de/pipeline/candidate-records), mit dem Originaldokument angehängt unter **Files**.
## Alternativen für größere Mengen
Ein ganzer Ordner Lebensläufe bleibt trotzdem einer nach dem anderen; ein strukturierter Export nicht. Liegen Ihre Daten bereits in Spalten vor, ist [CSV-Import](/de/guides/migrating-from-spreadsheets) das richtige Werkzeug, und **Tenant Admin → Import History** hält für beide den Prüfpfad fest.
Kunde hat Ihnen einen Kandidaten weitergeleitet? Importieren Sie den Lebenslauf aus dem Pool der Stelle, setzen Sie ihn auf **Applied**, und der Kunde sieht noch am selben Tag den Fortschritt im [Portal](/de/portal/sharing-a-shortlist).
# Notizen, Referenzen und Dateien
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/notes-references-files
Die Arbeitshistorie-Tabs auf jedem Kandidatendatensatz: wo Erstgespräche, Referenzgeber und Dokumente leben.
Ein Kandidatendatensatz ist nur so gut wie das, was Ihr Team darauf schreibt. Drei Tabs tragen die Arbeitshistorie:
![Candidate record with tabs]()
## Notes
Gesprächsnotizen, Erstgespräch-Zusammenfassungen, Gehaltsvorstellungen, die Fakten zu "im Q2 zurückrufen". Notizen auf dem Datensatz sind für das Team sichtbar, und genau das ist der Punkt: Das [Reaktivierungs-Play](/de/guides/reactivating-silver-medalists) funktioniert nur, wenn das letzte Gespräch aufgeschrieben wurde. Notes existieren außerdem als globaler Bereich für datensatzübergreifendes Denken.
## References
Referenzgeber und deren Feedback, beim Kandidaten aufbewahrt statt auf einem Dokumentenfriedhof. Fragt ein Kunde "Haben Sie Referenzen eingeholt?", steht die Antwort mit Datum auf dem Datensatz.
## Files
Lebensläufe, Zeugnisse, Verträge, das kundenfertig formatierte Profil. Hier angehängte Dateien begleiten den Kandidaten durch jede [Pipeline](/de/pipeline/stages-and-candidates), und wenn der Schalter **Allow Downloads** des [Portals](/de/portal/sharing-a-shortlist) aktiv ist, ist der vom Kunden heruntergeladene Lebenslauf genau das, was Sie hier angehängt haben, also halten Sie die aktuelle Version oben.
Alles auf dem Datensatz ist unter der DSGVO aufbewahrungsrelevant. Schreiben Sie Notizen, die Sie dem Kandidaten gegenüber vertreten könnten, siehe [Verantwortungsvolles Sourcing](/de/sourcer/sourcing-responsibly).
# Ähnliche Kandidaten
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/similar-candidates
Jeder Kandidatendatensatz kann beantworten: Wer sonst in meiner Datenbank sieht so aus wie diese Person?
Der Tab **Similar** auf einem [Kandidatendatensatz](/de/pipeline/candidate-records) zeigt Profile aus Ihrer eigenen Datenbank, die dem betrachteten Profil ähneln: vergleichbare Rollen, Hintergründe und Märkte.
## Wo er sich auszahlt
* **Der Absprung-Moment.** Ihr aussichtsreichster Kandidat zieht sich beim Interview zurück. Similar, geöffnet auf dessen Datensatz, ist die schnellste ehrliche Antwort auf "Wer kommt als Nächstes?", gezogen aus Menschen, die bereits in Ihrer Datenbank sind.
* **Eine Longlist um einen Anker herum aufbauen.** Ein Kunde sagt "jemand wie sie". Öffnen Sie ihren Datensatz, sammeln Sie Similar, stellen Sie die Ergebnisse in die Pipeline.
* **Verdacht auf Duplikate.** Zwei Importe, die dieselbe Person sein könnten, tauchen nebeneinander auf; vergleichen Sie, bevor Sie sie getrennt bearbeiten.
## Similar vs. Smart Match
Sie beantworten unterschiedliche Fragen. **Similar** startet bei einer Person ("mehr wie dieses Profil"); [Smart Match](/de/pipeline/smart-match) startet bei einem Mandat ("wer passt zu diesen Kriterien?"). In einer laufenden Suche nutzen Sie oft beides: Smart Match für den ersten Durchlauf, Similar, um rund um die vom Kunden im [Portal](/de/portal/sharing-a-shortlist) genehmigten Profile zu vertiefen.
# Smart Match: Ihre Datenbank gegen ein neues Mandat
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/smart-match
Gleichen Sie Kandidaten, die Sie bereits haben, gegen die Kriterien einer Stelle ab, mit einer teilbaren Begründung.
Bevor Sie extern sourcen, prüfen Sie die Talente, die Sie bereits besitzen. Der Tab **Matching** auf jeder Stelle gleicht Ihren bestehenden Kandidatenpool gegen das Mandat ab.
![Smart Match review screen with location and salary criteria]()
Smart Match liest Standort, Gehaltsspanne und Beschreibung der Stelle. Jedes Feld ist editierbar, bevor Sie den Abgleich starten, dasselbe Prüfen-dann-Ausführen-Muster wie beim Sourcer.
Der Abgleich prüft die Branchenpassung und markiert überqualifizierte Profile, statt Sie damit zu überraschen, und liefert eine Begründung, die Sie teilen können.
Deshalb zahlt sich der Import guter Kandidaten aus, selbst wenn sie ein Rennen verlieren: Die Zweitplatzierten aus einem Mandat sind die ersten Treffer beim nächsten. Siehe [Kandidatendatensätze](/de/pipeline/candidate-records) für den Tab Similar, der andersherum funktioniert.
# Pipeline-Phasen und Kandidaten verschieben
Source: https://support.yena.ai/de/pipeline/stages-and-candidates
Jede Stelle hat eine Kandidaten-Pipeline von New bis Hired. Aus dem Pool zuweisen, zwischen Phasen ziehen, Phasen umbenennen oder hinzufügen.
Öffnen Sie eine Stelle, und der Tab **Pipeline** zeigt die Suche als Spalten: **New, Applied, Screening, Longlist, Shortlist, Interview, 2nd Interview, Offer, Hired, Postponed, Rejected**.
![Job pipeline with stages and a candidate card]()
## Kandidaten hineinbringen
Die linke Spalte ist Ihr **Pool**: jeder Kandidat in Ihrer Datenbank, mit Filtern (Erfahrung, LinkedIn, Anreicherungsstatus, Aktualität) und einer Suchbox. Ziehen Sie einen Kandidaten auf eine Spalte, oder klicken Sie auf das **+** auf seiner Karte und wählen Sie die Phase. **Import CV** sitzt direkt daneben für Kandidaten, die als Datei ankommen.
## Mit der Pipeline arbeiten
* Ziehen Sie Karten zwischen den Phasen, während die Suche voranschreitet; die Zähler oben zeigen jederzeit den Stand des Rennens.
* Klicken Sie auf eine Karte für die vollständige Kandidatenvorschau, ohne die Pipeline zu verlassen.
* Die Phasen gehören Ihnen: **umbenennen** Sie jede Spalte oder **fügen Sie Phasen hinzu** über das Spaltenmenü, pro Stelle.
Die Pipeline ist intern. Die Präsentation von Kandidaten beim Kunden läuft über das [Kundenportal](/de/portal/sharing-a-shortlist), wo Sie genau festlegen, wen der Kunde sieht.
# Wie sich Kandidaten bewerben
Source: https://support.yena.ai/de/portal/how-candidates-apply
Die öffentliche Karriereseite und das Bewerbungsformular, und wo Bewerber in Ihrer Pipeline landen.
Zu den [öffentlichen Links](/de/portal/public-links) jeder Stelle gehören eine Karriereseite und ein direkter Bewerbungslink. So sieht es der Kandidat, und das passiert danach.
![Öffentliche Karriereseite einer Stelle mit Bewerbungsformular]()
## Die Kandidatenseite
Die Karriereseite zeigt Rolle, Standort und Beschreibung unter dem Namen des Kunden, mit Ihrer Beratung als betreuender Partner. Das Bewerbungsformular erfasst persönliche Daten, ein LinkedIn-Profil, den Standort und Dokumente; ein Konto ist nicht nötig.
## Ihre Seite
Bewerber landen in der Pipeline der Stelle. Bewerbungen und gesourcte Kandidaten laufen also durch dieselben Phasen und dieselbe Bewertung. Die **Applied**-Zähler in der Pipeline und auf dem Jobs-Board zeigen neue Eingänge.
Wenn der Kunde Bewerbungen über die eigene Website empfangen will, geben Sie ihm das [Embed-Snippet](/de/portal/public-links): dasselbe Formular, ausgeliefert auf seiner Domain, gespeist in dieselbe Pipeline.
# Portal-Projekte: ein Link pro Kunde
Source: https://support.yena.ai/de/portal/portal-projects
Ein Portal-Workspace kann jede Suche tragen, die Sie für einen Kunden durchführen: eine URL, projektspezifisches Feedback, Batch für Batch.
Das Portal ist pro Kunde angelegt, nicht pro Stelle. Diese Unterscheidung leistet leise gute Arbeit für Sie.
## Ein Workspace, viele Projekte
Startet ein zweites Mandat für denselben Kunden, hängen Sie es als neues **Projekt** an dessen bestehenden Portal-Workspace an, statt einen neuen Link zu erzeugen. Der Kunde behält eine URL für alles, was Sie für ihn durchführen; Feedback bleibt projektspezifisch.
## Batches
Kandidaten werden in **Batches** präsentiert: Der Kunde sieht "Batch 1", "Batch 2" pro Projekt, mit einer Zusammenfassung, die zu prüfende, genehmigte und abgelehnte Kandidaten über das ganze Portal zählt. Bewusst in Batches zu präsentieren schlägt es, Kandidaten einzeln tröpfeln zu lassen: Es rahmt die Prüfung als eine Sitzung, nicht als Dauerbeschallung.
## Warum das kommerziell zählt
Der Portal-Link wird zu einem festen Bestandteil im Ablauf des Kunden: der Ort, an dem das Einstellen mit Ihnen passiert. Beim dritten Mandat ist "es ist im Portal" das gesamte Statusupdate, und die [Karriereseiten-Links](/de/portal/public-links), die am selben Workspace hängen, bedeuten, dass auch dessen eingehender Fluss über Sie läuft.
Die Projektbenennung ist kundenseitig sichtbar: "Servicetechniker Frankfurt" liest sich besser als eine interne Referenznummer. Sie legen sie beim Anlegen des Portal-Workspace fest.
# Portal-Einstellungen und Branding
Source: https://support.yena.ai/de/portal/portal-settings-and-branding
Die Schalter, die formen, was Ihr Kunde sieht: Anonymisierung, Downloads, Feedback, Branding und der Live-Schalter.
Die Standardeinstellungen des Portals sind sinnvoll gewählt; die Schalter sind dafür da, es an das jeweilige Mandat anzupassen.
![Portal configuration]()
## Die drei Schalter
* **Anonymize Names**: der Kunde sieht Profile ohne Identitäten. Die Einstellung vor Vertragsabschluss: Sie schützt Kandidaten davor, direkt angesprochen zu werden, und schützt Ihr Honorar. Schalten Sie sie aus, sobald die Konditionen unterschrieben sind.
* **Allow Downloads**: der Kunde kann Lebensläufe und Dokumente herunterladen, die Sie an die Datensätze angehängt haben. Aus bedeutet nur Ansicht.
* **Allow Feedback**: Kommentare und Bewertungen zu Kandidaten, die zurück in Ihre Pipeline fließen. Das ist meist der ganze Sinn der Sache; lassen Sie den Schalter an, außer die Prüfung ist strikt das Ja/Nein einer einzelnen Person.
## Branding und Details
**Client Branding & Details** trägt die kundenseitige Identität: Das Portal wirkt wie ein Service, den Sie für den Kunden betreiben, "Presented by \[Ihre Firma] · Powered by Yena".
Geben Sie die Website des Kunden ein, und **Import branding** holt Logo und Markenfarbe und wendet beides sofort an — das gesamte Portal trägt die Farbe des Kunden, keine Standardpalette. Findet sich auf der Website keine Farbe, wird sie aus dem Logo ermittelt. Beides lässt sich weiterhin von Hand ändern.
## Präsentationsstufen
**Tenant Admin → Client Portal → Client presentation stages** benennt die Pipeline-Stufen (Standard: Longlist, Shortlist), die Kandidaten automatisch ins Portal des Auftrags aufnehmen, sobald sie dort ankommen — ohne zweites Hinzufügen. Wer die Stufe verlässt, wird nie automatisch entfernt.
## Status und Zugriff
**Portal Status: Live** ist der Hauptschalter: Schalten Sie ihn aus, und der Link löst nicht mehr auf, ohne dass etwas gelöscht wird. **Manage Access** steuert, wer den Link erreichen kann, und die Kandidaten-/Aufrufzähler zeigen Ihnen, ob der Kunde tatsächlich hineingeschaut hat, es lohnt sich, das zu prüfen, bevor Sie nachhaken.
# Kandidaten präsentieren: Kriterien, Werdegang und Kundenentscheidungen
Source: https://support.yena.ai/de/portal/presenting-and-criteria
Steuern Sie pro Auftrag, was der Kunde sieht, vergleichen Sie Kandidaten anhand Ihrer Kriterien mit KI-gestützten Vorschlägen und sammeln Sie mehr als Ja/Nein.
Ein Kundentermin zur Longlist steht und fällt mit einer Frage: Sieht der Kunde auf einen Blick, wer passt — und warum. Das Portal beantwortet sie dreifach: ein Werdegang-Block auf jeder Kandidatenzeile, eine Kriterientabelle in Ihren Worten und Entscheidungsoptionen, die echten Reviews entsprechen.
## Pro Auftrag steuern, was der Kunde sieht
Der Tab **Portal** jedes Auftrags enthält das Panel **Presentation & Criteria**. Jeder Block der Kandidatenseite ist ein Schalter: Werdegang, Dokumente, Kriterientabelle, Match-Score, Skills-Diagramm, Ihre Notizen, Kontaktdaten. Was Sie ausschalten, wird serverseitig durchgesetzt — es erreicht den Browser des Kunden gar nicht erst.
![Panel mit Sichtbarkeits-Schaltern und Kriterienliste]()
## Der Werdegang-Block
Jede Kandidatenzeile in der Kundenansicht trägt die letzten Positionen — Zeitraum, Unternehmen (mit Logo, wo eines bekannt ist) und Rolle — so, wie ein klassischer Präsentationsreport gelesen wird. Der Kunde vergleicht Werdegänge nebeneinander, ohne ein einziges Profil zu öffnen. Der Block folgt dem Schalter **Career history**; ein Klick blendet ihn aus, wenn weniger mehr ist.
## Kriterien in Ihren Worten
Legen Sie bis zu sechs Kriterien pro Auftrag an — „Fließend Deutsch", „Hat ein Audit-Team geführt", was immer diese Suche entscheidet. Für jeden Kandidaten setzen Sie **Ja / Nein / Offen** pro Kriterium; der Kunde sieht dieselbe Tabelle, Kandidat für Kandidat, und jedes Urteil kann eine kurze Begründung für seine Augen tragen. Ein ehrliches Fragezeichen schafft mehr Vertrauen als eine stille Vermutung — „Offen" ist eine vollwertige Antwort.
## KI-Vorschläge — mit Beleg
**Suggest with AI** liest das Profil jedes Kandidaten — Werdegang, Kurzprofil, Ihre Recruiter-Notizen — und füllt die Tabelle vor, wie es ein Junior-Recruiter täte:
* Wo das Profil es wörtlich sagt, zitiert der Vorschlag den exakten Satz.
* Wo ein erfahrener Recruiter es folgern würde — wer in Düsseldorf sitzt, ist nicht in Hamburgs Nähe — sagt er es und zeigt seine Begründung.
* Wo es keine Grundlage gibt, bleibt er still und sagt Ihnen, warum.
Jeder Vorschlag bleibt ein Entwurf, bis Sie ihn bestätigen. Nichts, was die KI schreibt, erreicht Ihren Kunden ohne Ihren Klick — und wer über eine vorgeschlagene Zelle fährt, sieht den Beleg.
## Entscheidungen jenseits von Ja und Nein
Kunden genehmigen und lehnen nicht nur ab — sie stellen zurück. Neben **Approve** und **Decline** bietet das Portal **On hold** (Zurückgestellt) und **Waiting** (Wartet). Zurückgestellte Kandidaten bleiben in der „To Review"-Liste des Kunden mit sichtbarem Status, jede Entscheidung lässt sich zurücknehmen, und alles landet im selben Moment in Ihrer Pipeline-Ansicht.
Kandidaten können automatisch ins Portal gelangen: Sobald ein Kandidat in Ihrer Pipeline eine Präsentationsstufe erreicht (standardmäßig Longlist oder Shortlist — einstellbar unter **Tenant Admin → Client Portal**), erscheint er im Portal des Auftrags, ohne zweites Hinzufügen. Siehe [Shortlist teilen](/de/portal/sharing-a-shortlist).
# Karriereseiten, Bewerbungslinks und Embeds
Source: https://support.yena.ai/de/portal/public-links
Jede Stelle erhält kandidatenseitig öffentliche Links: eine Karriereseite, ein Bewerbungsformular und ein Embed für die eigene Website des Kunden.
Über das kundenseitige Portal hinaus trägt jede Stelle **öffentliche, kandidatenseitige Links**, die Sie in der Ansprache nutzen oder dem Kunden übergeben können:
![Public links section with careers page, apply link, and embed snippet]()
* **Careers Page** zeigt die einzelne Stelle, öffentlich, im hellen oder dunklen Theme.
* **Careers Page (All Jobs)** listet jede offene Rolle im Portal-Workspace, sodass ein Link das gesamte Angebot des Kunden abdeckt.
* **Candidate Application** ist ein direkter Bewerbungslink; Bewerber landen in der Pipeline der Stelle.
* **Embed Snippet** ist ein iFrame, den der Kunde in seine eigene Website einfügt, sodass die Karriereseite auf seiner Domain läuft, während Sie alles aus Yena heraus verwalten.
Neben jedem Link sitzt ein Copy-Button. Wenn der Kunde "einen Karrierebereich auf unserer Seite" als Teil des Mandats wünscht, ist der Embed Snippet die Zwei-Minuten-Antwort.
# Eine Shortlist über das Kundenportal teilen
Source: https://support.yena.ai/de/portal/sharing-a-shortlist
Legen Sie einen Portal-Workspace für den Kunden an, wählen Sie genau, welche Kandidaten er sieht, und sammeln Sie Approve/Decline-Feedback.
Das Kundenportal ersetzt das PDF-per-E-Mail-Ritual. Ihr Kunde erhält eine gebrandete Seite, auf der er die von Ihnen ausgewählten Kandidaten prüft, und sein Feedback landet direkt in Yena.
Öffnen Sie bei einer beliebigen Stelle den Tab **Portal** und legen Sie den Portal-Workspace an. Ein Portal-Link kann mehrere Job-Projekte für denselben Kunden tragen, während das Feedback projektspezifisch bleibt.
Ihre Pipeline ist intern. Klicken Sie im Bereich **Candidates** des Portals auf **+ Add** und wählen Sie aus Ihren Pipeline-Kandidaten: Nur die von Ihnen ausgewählten Personen werden präsentiert.
Sie können diesen Schritt auch komplett überspringen: Kandidaten, die in Ihrer Pipeline eine Präsentationsstufe erreichen (standardmäßig Longlist oder Shortlist), gelangen automatisch ins Portal. Welche Stufen zählen, legen Sie unter **Tenant Admin → Client Portal → Client presentation stages** fest. Wer die Stufe wieder verlässt, bleibt im Portal — Entfernen bleibt Ihre bewusste Entscheidung.
![Adding pipeline candidates to the client portal]()
Toggles steuern die Erfahrung: **Anonymize Names** (Identitäten verbergen, nützlich vor Vertragsabschluss), **Allow Downloads** (Lebensläufe und Dokumente), **Allow Feedback** (Kommentare und Bewertungen). Kunden-Branding und Details sind konfigurierbar, und das Portal lässt sich mit einem Schalter offline nehmen.
**Copy Link** und versenden. Der Kunde sieht die Shortlist mit **Approve / Decline** bei jedem Kandidaten, Batch für Batch, in seiner Sprache (das Portal hat einen eigenen Sprachumschalter).
![Client portal with a candidate to review]()
Der Stellen-Header hat außerdem **Share public links** und **Manage Access**, um zu steuern, wer das Portal erreicht. Kandidaten- und Ansichtszähler im Tab Portal zeigen, ob der Kunde tatsächlich hineingeschaut hat.
# DSGVO und Kandidatendaten in Yena
Source: https://support.yena.ai/de/privacy/gdpr-and-candidate-data
Was die DSGVO für Recruiter mit Kandidatendaten bedeutet und wo unsere Vereinbarungen stehen.
Yena ist für europäische Recruiter gebaut, und Kandidatendaten im Recruiting sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Zwei Dokumente regeln, wie wir damit umgehen:
* Unsere [Datenschutzerklärung](https://www.yena.ai/privacy-policy) beschreibt, welche Daten Yena verarbeitet und warum.
* Unser [Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)](https://www.yena.ai/data-processing-agreement) regelt Yenas Rolle als Auftragsverarbeiter der Kandidatendaten, für die Ihre Beratung verantwortlich ist.
## Ihre Rolle und unsere
Als Personalberatung sind Sie Verantwortlicher für die Kandidaten in Ihrem Workspace; Yena ist Auftragsverarbeiter. Löschanfragen, Aufbewahrungsfristen und Fragen zur Rechtsgrundlage Ihrer Kandidaten entscheiden Sie, und Yena muss diese Entscheidungen ausführbar machen.
## Löschung und Auskunftsanfragen
Wenn Sie Kandidatendaten löschen müssen, um einem Löschverlangen nachzukommen, oder Hilfe bei einer Auskunftsanfrage (Art. 15 DSGVO) brauchen, [kontaktieren Sie uns](https://www.yena.ai/contact). Wir gehen die Schritte gemeinsam mit Ihnen durch.
# Sicherheitsüberblick
Source: https://support.yena.ai/de/privacy/security-overview
Wo Yena bei Sicherheit und Compliance steht, und wo die formalen Dokumente zu finden sind.
Yena ist für europäische Recruiting-Firmen gebaut, und die Haltung wird direkt im Produkt klar benannt: **DSGVO-konform · EU-Rechenzentren · SOC 2**.
## Die Ebenen
* **Datenstandort**: EU-Rechenzentren; Kandidaten- und Kundendaten in Ihrem Workspace bleiben unter dem europäischen Regime, das Ihre Kunden erwarten.
* **Zugriffskontrolle**: Workspace-Rollen über die [Team-Einstellungen](/de/workspace/team-and-workspace-settings), kontobezogene Aktivität im [Audit Log](/de/workspace/audit-log-and-data-quality), und kundenseitiger Zugriff über **Manage Access** im Portal.
* **Das Verarbeitungsverhältnis**: Sie sind der Verantwortliche, Yena der Auftragsverarbeiter; der [Auftragsverarbeitungsvertrag](https://www.yena.ai/data-processing-agreement) formalisiert das, die [Datenschutzerklärung](https://www.yena.ai/privacy-policy) deckt ab, was Yena selbst verarbeitet.
* **Die öffentlichen Oberflächen**: [Portal- und Karriere-Links](/de/portal/public-links) sind nicht erratbare, tokenisierte URLs, Portale lassen sich mit einem Schalter offline nehmen, und der Schalter **Anonymize Names** hält Identitäten aus Prüfungen vor Vertragsabschluss heraus.
## Fragen, die uns in Lieferantenprüfungen erreichen
Sicherheitsfragebögen und AVV-Details: [Kontaktieren Sie uns](https://www.yena.ai/contact), und wir arbeiten die Checkliste Ihrer Firma direkt mit Ihnen durch, das geht schneller, als es aus der Dokumentation zurückzuentwickeln.
Für Ihre eigenen Pflichten als Verantwortlicher, also Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Löschung, beginnen Sie mit [DSGVO & Kandidatendaten](/de/privacy/gdpr-and-candidate-data) und [Verantwortungsvolles Sourcing](/de/sourcer/sourcing-responsibly).
# Konto und Daten verwalten
Source: https://support.yena.ai/de/privacy/your-account-and-data
Workspace-Standards, Sprache, und wie Lösch- und Exportanfragen funktionieren.
## Workspace-Einstellungen
Owner und Admins setzen Workspace-Name, Standardwährung, Zeitzone und Sprache im [Tenant Admin](/de/workspace/team-and-workspace-settings). Das dortige **Audit Log** protokolliert Aktivitäten auf Kontoebene.
## Ihre Daten
Kandidaten- und Kundendaten in Ihrem Workspace gehören Ihnen: Sie sind Verantwortlicher, Yena ist Auftragsverarbeiter. Was das praktisch bedeutet, erklärt der [DSGVO-Artikel](/de/privacy/gdpr-and-candidate-data).
## Export und Löschung
Für einen vollständigen Datenexport oder die Schließung Ihres Kontos [kontaktieren Sie uns](https://www.yena.ai/contact): Wir erledigen beides direkt und bestätigen den Abschluss. Löschanfragen auf Kandidatenebene (Recht auf Löschung) laufen genauso; wir gehen die Schritte gemeinsam mit Ihnen durch.
# Ergebnisse kalibrieren: dem Sourcer Ihren Maßstab beibringen
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/calibrating-results
Warum die Feedback-Runde wichtiger ist als die erste Shortlist.
Die erste Shortlist ist ein Ausgangspunkt. Beim Kalibrieren wird der Sourcer zu Ihrem.
Wenn Sie Kandidaten als passend oder unpassend markieren, kodieren Sie Urteilsvermögen, das in keiner Stellenbeschreibung steht: welche Unternehmen als relevanter Hintergrund zählen, welche Werdegänge die richtige Richtung signalisieren, was "senior genug" auf diesem Desk, in diesem Markt tatsächlich bedeutet.
![Kalibrierungs-Feedback]()
## Auf echtes Signal kalibrieren
Beurteilen Sie Profile so, wie Sie es vor einer Vorstellung beim Kunden tun würden. Konsistentes Feedback auf eine Handvoll Profile bewegt das Ranking mehr als verstreutes Feedback auf viele.
## Wann stattdessen das Briefing nachschärfen
Wenn der Großteil der Shortlist in dieselbe Richtung danebenliegt, ist das Briefing das Problem, nicht das Ranking. Ergänzen Sie das Kriterium, das implizit fehlt, und starten Sie neu.
Kalibrieren justiert innerhalb eines Briefings. Es kann kein Briefing retten, das eine andere Rolle beschreibt.
# Kontaktdaten für gesourcte Kandidaten finden
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/finding-contact-details
Decken Sie eine verifizierte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für jeden Kandidaten auf Ihrer Shortlist auf, oder tragen Sie eine manuell ein.
Jeder Kandidat auf einer Sourcer-Shortlist hat **Reveal email** und **Reveal phone** Buttons in den Spalten Active Contact. Sie zahlen nur, wenn Sie tatsächlich jemanden erreichen möchten.
Sie haben drei Optionen: den **Yena Sourcer** die Adresse finden lassen, das LinkedIn-Profil des Kandidaten öffnen und selbst nachsehen, oder eine Adresse manuell eintragen, falls Sie sie bereits haben.
![Get email address dialog with Yena Sourcer lookup]()
Die Suche kostet **1 Daten-Credit, und nur wenn eine Adresse gefunden wird**. Kein Ergebnis, keine Kosten.
Die gefundene Adresse erscheint direkt in der Shortlist-Zeile mit einer Verifizierungsmarkierung und wird beim Import des Kandidaten in Ihr ATS mitgenommen.
![Verified email shown inline on the shortlist]()
Kontaktdaten sind personenbezogene Daten. Decken Sie Kontakte auf, wenn Sie einen echten mandatsbezogenen Grund für die Kontaktaufnahme haben, und lesen Sie [DSGVO & Kandidatendaten](/de/privacy/gdpr-and-candidate-data) für den Ablauf von Löschanfragen.
# Von der Shortlist zum ATS: gesourcte Kandidaten importieren
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/from-sourcer-to-ats
Ein Klick verschiebt einen gesourcten Kandidaten in Ihre Candidates-Datenbank, mit dessen Arbeitgeber als angelegtem Unternehmensdatensatz.
Eine Sourcer-Shortlist ist eine Arbeitsliste. Die Kandidaten, mit denen Sie tatsächlich arbeiten möchten, wandern mit einem Klick in Ihr ATS.
Jede Shortlist-Zeile hat einen Import-Button. Klicken Sie ihn an, und der Kandidat landet in **Candidates** mit Profil, Erfahrung und allen aufgedeckten Kontaktdaten.
Der aktuelle Arbeitgeber des Kandidaten wird automatisch als Unternehmensdatensatz angelegt, sodass der Beziehungsgraph von Anfang an vollständig ist: Kandidat, Unternehmen und später die Stellen, denen Sie ihn zuordnen.
![Candidates table with imported candidate]()
Öffnen Sie den Kandidaten, um den vollständigen Datensatz zu sehen: Erfahrungs-Timeline, Verweildauer-Statistiken, Notizen, Dateien, Aufgaben, verknüpfte Unternehmen und Stellen. Siehe [Kandidatendatensätze](/de/pipeline/candidate-records).
Sie können Kandidaten auch ohne den Sourcer einbringen: **Import CV** liest eine CV-Datei in einen Datensatz ein, **Import CSV** lädt eine bestehende Liste im Bulk. Beide finden Sie oben im Bereich Candidates.
# Die LinkedIn-Extension
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/linkedin-extension
Ein Klick auf einem LinkedIn-Profil, ein sauberer Datensatz in Yena — mit Dubletten-Warnung und direkter Pipeline-Zuordnung.
Der Sourcer findet Kandidaten, nach denen Sie nicht gesucht haben. Die Browser-Extension deckt den umgekehrten Moment ab: Sie sind **bereits auf einem LinkedIn-Profil**, das es wert ist.
## Was ein Klick tut
Öffnen Sie ein LinkedIn-Profil und klicken Sie **Save to Yena**. Die Extension erfasst das vollständige Profil — Werdegang, Ausbildung, Kontaktinformationen — und legt den Kandidatendatensatz an. Kein Copy-Paste, kein Tab-Wechsel, kein "Ich trage ihn später ein", das nie passiert.
![Yena-Extension-Panel mit Add-to-Job-Auswahl]()
Ein Klick auf einem beliebigen LinkedIn-Profil importiert es. Yenas Anreicherung füllt Lücken automatisch: verifizierte E-Mail-Adressen und Telefonnummern, wo sie auffindbar sind, dazu Erfahrung, Skills und Unternehmenskontext.
Schon in Ihrer Datenbank? Die Extension warnt Sie an Ort und Stelle. Doppeleinträge enden an der Quelle, statt Monate später aufzutauchen. Dubletten werden sauber zusammengeführt.
Ordnen Sie den Kandidaten direkt aus dem LinkedIn-Tab einem konkreten Mandat und einer Phase zu. Das Profil von 9:00 Uhr ist um 9:01 in der [Pipeline](/de/pipeline/stages-and-candidates).
## Extension und Sourcer, zusammen
Zwei komplementäre Bewegungen: Der [Sourcer](/de/getting-started/first-sourcer-run) durchkämmt einen Markt anhand eines Briefings; die Extension erntet die Profile, die Ihr eigenes Browsen an die Oberfläche bringt — Bewerber, die Sie nachschlagen, Empfehlungen, Menschen, die mit Ihren Posts interagieren. Beides landet in derselben Datenbank, speist dasselbe [Smart Match](/de/pipeline/smart-match) und lässt den Pool wachsen, der beim nächsten Mandat zuerst antwortet.
Die Extension funktioniert ab dem Moment, in dem Sie sich registrieren und sie installieren — Details auf der [Produktseite](https://www.yena.ai/products/linkedin-sourcing-extension). Speichern Sie Profile mit derselben Disziplin wie bei jedem Sourcing: siehe [Verantwortungsvoll sourcen](/de/sourcer/sourcing-responsibly).
# Vorherige Suchen
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/previous-searches
Jede Suche bleibt aktiv: wieder öffnen, weiter prüfen, verfeinern, oder für das nächste Mandat auswerten.
Eine SourcerPro-Suche ist kein einmaliger Bericht, sondern ein Arbeitsbereich, der bestehen bleibt.
## Eine Suche wieder öffnen
Die Leiste **Previous searches** in SourcerPro listet jeden Lauf. Öffnet man einen wieder, wird der gesamte Zustand wiederhergestellt: die Shortlist mit Ihren Ja/Vielleicht/Nein-Bewertungen, der Marktüberblick, die Vorschläge und der Verfeinerungs-Chat. Nichts, was Sie getan haben, verfällt.
## Wofür sich das erneute Öffnen eignet
* **Eine halb geprüfte Shortlist fortsetzen**: der Zähler "lernt Ihr Zielprofil" macht dort weiter, wo Sie aufgehört haben.
* **Verfeinerte Läufe auf altem Boden**: eine neue Einschränkung auf eine bestehende Suche angewendet ist [eine Verfeinerung, keine neue verifizierte Suche](/de/sourcer/verified-searches-and-credits).
* **Für ein neues Mandat auswerten**: eine ähnliche Rolle sechs Monate später? Die alte Shortlist plus [Smart Match](/de/pipeline/smart-match) über Ihre Importe deckt die Longlist oft ab, bevor Sie irgendetwas ausgeben.
## Suchen und Mandate
Suchen und Stellen sind verknüpft, aber nicht verschmolzen: Die Suche findet Menschen, die [Pipeline des Mandats](/de/pipeline/stages-and-candidates) führt die Besetzung durch. Der Import verbindet beide, weshalb [das Importieren Ihrer besten Kandidaten](/de/sourcer/from-sourcer-to-ats) auch dann zählt, wenn eine Suche ohne Besetzung endet.
# Eine Suche verfeinern
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/refining-a-search
Vorschläge, der Verfeinerungs-Chat und der Market Read: was nach der ersten Shortlist zu tun ist.
Eine abgeschlossene Suche ist eine Ausgangsposition. Der Sourcer gibt Ihnen drei Hebel zum Nachschärfen, alle direkt auf der Suchseite.
![SourcerPro-Seitenleiste mit Vorschlägen und Market Read]()
## Vorschläge
Der Sourcer schlägt konkrete Verfeinerungen vor, basierend auf dem, was er gefunden hat ("Focus on Kundendiensttechniker", "Include Facility Management"). Haken Sie an, was passt, und senden Sie: Ein verfeinerter Lauf startet mit diesen Kriterien.
## Der Verfeinerungs-Chat
Alles, was Sie einem Researcher sagen würden, können Sie in **Ask to refine the search** tippen: den Radius erweitern, eine Branche ausschließen, Zertifikate stärker gewichten. Absenden startet einen verfeinerten Lauf im selben Mandat.
## Der Market Read
Jede Suche kommt mit einer ehrlichen Einschätzung des Pools: wie stark die Trefferquote ist, bei welchen Wettbewerbern die Talente sitzen und ob Sie direkt ins Screening gehen können. Ein dünner Pool wird als dünner Pool benannt, und genau das wollen Sie wissen, bevor Sie einem Kunden Zahlen versprechen.
Die Bewertung von Kandidaten mit Yes / Maybe / No speist denselben Motor: Nach einer Handvoll Bewertungen rekalibriert der Sourcer das Ranking mit Zuversicht. Siehe [Ergebnisse kalibrieren](/de/sourcer/calibrating-results).
# Verantwortungsvoll sourcen
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/sourcing-responsibly
Mit AI-gesourcten Kandidaten unter der DSGVO arbeiten: berechtigtes Interesse, Zurückhaltung bei Kontaktdaten, ehrliches Kunden-Reporting.
AI-Sourcing ändert nichts an Ihren rechtlichen Pflichten; es macht Disziplin leichter durchzuhalten. Ein paar Arbeitsregeln, die sich in der DACH-Praxis bewähren:
## Erst das Mandat, dann die Suche
Berechtigtes Interesse ist die übliche Rechtsgrundlage fürs Sourcing, und sie ist am stärksten, wenn hinter der Suche eine echte, aktuelle Rolle steht. Yenas Struktur unterstützt das: Suchen starten mit einem Briefing, Kandidaten hängen an einem Mandat. Ein Pool "auf Vorrat" ist der Ort, an dem Rechtsgrundlagen dünn werden.
## Kontakte aufdecken, wenn Sie handeln wollen
Kontaktdaten sind personenbezogene Daten. Der Aufdeck-Schritt kostet bewusst einen [Daten-Credit](/de/sourcer/finding-contact-details), damit er eine Entscheidung bleibt und kein Standard: Decken Sie auf, wenn Sie für das konkrete Mandat wirklich Kontakt aufnehmen, nicht für jede Zeile einer Shortlist.
## Dem Kandidaten Rede und Antwort stehen können
Wenn ein Kandidat fragt, woher Sie seine Daten haben, brauchen Sie eine Antwort. Gesourcte Profile behalten in Yena Herkunft und Verlauf auf dem [Kandidatendatensatz](/de/pipeline/candidate-records), und Löschanfragen laufen wie in [DSGVO und Kandidatendaten](/de/privacy/gdpr-and-candidate-data) beschrieben.
## Die Kundenseite sauber halten
Der **Anonymize Names**-Schalter des [Kundenportals](/de/portal/sharing-a-shortlist) existiert für die Phase vor Vertragsabschluss: Der Kunde sieht Profile, keine Identitäten. Das schützt Kandidaten und Ihr Honorar zugleich.
Das ist keine Rechtsberatung, sondern Arbeitspraxis. Für die konkreten Pflichten Ihrer Beratung hat Ihr Datenschutzbeauftragter das letzte Wort.
# Den Marktüberblick verstehen
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/understanding-the-market-read
Was Ihnen die Pool-Bewertung des Sourcers sagt, und wie Sie sie bei Kunden einsetzen.
Jede abgeschlossene Suche enthält einen Marktüberblick: eine klar formulierte Bewertung des Pools, den der Sourcer gerade gescreent hat.
![Market read panel]()
## Was er enthält
* **Pool-Stärke**: wie viele wirklich starke Matches gegen Ihre Muss-Kriterien existieren, nicht wie viele Profile dem Titel vage ähneln.
* **Wo die Talente sitzen**: die Arbeitgeber, die in der Shortlist immer wieder auftauchen. Das ist gleichzeitig Ihre Ansprachekarte und der Wettbewerbskontext Ihres Kunden.
* **Eine Empfehlung**: ob Sie direkt ins Screening gehen können oder das Briefing zuerst erweitern sollten.
## Einen dünnen Pool lesen
Ein dünner Pool ist ein Befund, kein Scheitern. Meist bedeutet er, dass eine Einschränkung zu stark filtert, oft Sprache oder Radius bei DACH-Suchen. Bevor Sie einem Kunden Zahlen versprechen, prüfen Sie, welchen [Vorschlag](/de/sourcer/refining-a-search) der Sourcer macht; die richtige Einschränkung zu lockern ist ein Gespräch, das Sie jetzt mit Belegen führen können.
## Kommerziell nutzen
Der Marktüberblick ist von Natur aus kundensicher: Er beschreibt den Markt, nicht Einzelpersonen. Ihn in einem Statusupdate zu zitieren ("18 starke Matches, konzentriert bei drei Wettbewerbern") macht Ihre Arbeit sichtbar, und er ist das Rückgrat des [Marktüberblick-BD-Plays](/de/guides/market-read-bd).
# Verifizierte Suchen und Daten-Credits
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/verified-searches-and-credits
Die zwei Dinge, die Yena misst, was sie kaufen, und wie Sie sie gut einsetzen.
Yena misst genau zwei Dinge und zeigt Ihnen beide, bevor Sie sie ausgeben.
## Verifizierte Suchen
Eine verifizierte Suche ist der vollständige SourcerPro-Lauf: Briefing verstanden, Markt durchsucht, jeder Kandidat gegen Ihr Profil gescreent, gerankt, mit Marktüberblick. Der Freigabebildschirm zeigt vor jedem Lauf immer die Kosten und Ihr verbleibendes Kontingent.
![Verified search cost notice]()
Gut eingesetzt:
* **Verfeinern, nicht neu ausführen.** [Verfeinerte Läufe](/de/sourcer/refining-a-search) und Kalibrierung schärfen eine bestehende Suche; eine neue verifizierte Suche ist für eine wirklich neue Rolle gedacht.
* **Das Briefing vorab schärfen.** Ein präzises Briefing bedeutet, dass der erste Lauf trifft, und das ist die ganze Ökonomie der Sache.
* **Zuerst Smart Match prüfen.** [Ihr eigener Pool](/de/pipeline/smart-match) lässt sich kostenlos durchsuchen.
## Daten-Credits
Daten-Credits bezahlen Kontaktabfragen: **1 Credit pro aufgedeckter E-Mail oder Telefonnummer, nur berechnet, wenn etwas gefunden wird**. Kein Ergebnis, keine Kosten. Die daraus folgende Disziplin: Decken Sie Kontakte für Kandidaten auf, die Sie wirklich ansprechen werden, siehe [Verantwortungsvolles Sourcing](/de/sourcer/sourcing-responsibly).
Ihre aktuellen Kontingente sind immer in der App sichtbar: Suchen auf dem Freigabebildschirm, und die Gesamtwerte Ihres Plans unter **Tenant Admin → Billing**.
# Ein Briefing, mit dem der Sourcer arbeiten kann
Source: https://support.yena.ai/de/sourcer/writing-a-sourcing-prompt
Was ein Briefing, das eine starke Shortlist liefert, von einem unterscheidet, das Rauschen liefert.
Der Sourcer ist nur so gut wie das Briefing, das Sie ihm geben. Die gute Nachricht: Ein starkes Briefing ist nichts anderes als ein starkes Auftragsgespräch, aufgeschrieben.
## Die harten Kriterien gehören hinein
* **Rolle und Seniorität.** "Teamassistenz im Vertrieb" und "Head of Sales" sind verschiedene Suchen. Sagen Sie, welches Band Sie meinen und ob angrenzende Titel zählen.
* **Region.** Stadt, Region oder Radius, und ob Remote oder Hybrid den Pool verändert.
* **Muss- vs. Kann-Kriterien.** Der Sourcer behandelt explizite Kriterien als Tore. Ein K.-o.-Kriterium, das in einer Wunschliste vergraben ist, hört auf, eines zu sein.
* **Sprachanforderungen.** Oft das am stärksten filternde Kriterium in DACH-Suchen. Sagen Sie es explizit.
![Ideales Kandidatenprofil mit expliziten Muss-Kriterien]()
## Die Floskeln bleiben draußen
Absätze zur Unternehmensmission, Benefits-Listen und Formulierungen wie "dynamischer Teamplayer" helfen dem Ranking nicht. Wenn ein Satz nichts daran ändert, wen Sie auf die Shortlist setzen würden, ändert er auch nichts daran, was der Sourcer liefert.
## Iterieren statt überspezifizieren
Beginnen Sie mit den echten Kriterien, sehen Sie sich die erste Shortlist an, dann verfeinern Sie.
Ein dünnes Ergebnis auf ein enges Briefing ist ebenfalls Information: Der Markt für genau dieses Profil ist womöglich klein. Das wissen Sie besser, bevor Sie einem Kunden zwölf Kandidaten versprechen.
# Audit-Log und Datenqualität
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/audit-log-and-data-quality
Die zwei Admin-Ansichten, die einen Workspace verteidigungsfähig halten: wer was getan hat, und was fehlt.
Beide leben in **Tenant Admin**, und beide werden wichtiger, je größer das Team wird.
## Audit Log
![Audit-Log]()
Ein chronologisches Protokoll der Aktivitäten auf Kontoebene: wer was wann geändert hat. Drei Momente, in denen es sich auszahlt:
* **Die Frage "Wer hat diesen Kandidaten verschoben?"**: beantwortet ohne Meeting.
* **Offboarding**: prüfen, was ein Konto berührt hat, bevor der Zugriff endet.
* **DSGVO-Rechenschaftspflicht**: Artikel 5 Abs. 2 erwartet, dass Sie Compliance nachweisen können, und zeigen zu können, wann Daten zugegriffen oder geändert wurden, ist Teil dieser Haltung. Kombinieren Sie das mit den Praktiken in [Verantwortungsvolles Sourcing](/de/sourcer/sourcing-responsibly).
## Data Quality
![Data-Quality-Tools]()
Die Vollständigkeitsansicht: welchen Datensätzen die Felder fehlen, auf die sich der Rest des Systems stützt, Kontaktdaten, Unternehmen, Phasen, die [individuellen Felder](/de/workspace/custom-fields), die Sie zu verfolgen entschieden haben.
Ein monatlicher Durchgang lohnt sich, denn Lücken summieren sich still: Ein Kandidat ohne Unternehmen schwächt [Smart Match](/de/pipeline/smart-match); eine Stelle ohne Honorartyp verschwindet aus dem Umsatz in den [Berichten](/de/workspace/reports). Data Quality zeigt Ihnen, wo die Berichte lügen werden, bevor sie es tun.
# Kalender, Aufgaben und Notizen
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/calendar-tasks-notes
Die Tagesebene: synchronisierter Kalender, Aufgabenliste mit verknüpften Datensätzen und Notizen.
## Kalender
Wochen-, Monats- und Listenansicht, mit **Google- oder Microsoft-Kalendersynchronisierung**, sodass Interviews und Kundengespräche an einem Ort liegen. Legen Sie Termine direkt mit **New Event** an und sehen Sie Kollegen über **People**.
![Yena calendar week view]()
## Aufgaben
Eine Aufgabenliste, gebaut für Recruiting-Follow-ups: Titel, Priorität, Status, Fälligkeitsdatum, Zuständige Person und **verknüpfte Datensätze**, sodass "Kandidaten Donnerstag zurückrufen" am tatsächlichen Kandidaten hängt. Aufgaben erscheinen auch bei den verknüpften Kandidaten-, Stellen- und Unternehmensdatensätzen.
![Tasks table]()
## Notizen
Notizen existieren sowohl als globaler Bereich als auch als Tab bei jedem Kandidaten, jeder Stelle und jedem Unternehmen, sodass Intake-Calls und Debriefings dort liegen, wo Sie beim nächsten Mal danach suchen.
# Individuelle Felder
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/custom-fields
Erweitern Sie Kandidaten-, Stellen- und Unternehmensdatensätze um die Felder, die Ihr Desk tatsächlich verfolgt.
Jeder Desk verfolgt etwas, das das Standardschema nicht abbildet: Kündigungsfristen, Gehaltsbänder, Sicherheitsüberprüfungen, Vermittlungsvereinbarungen, regionale Zulassungen.
## Wo
![Tenant Admin custom fields]()
**Tenant Admin → Custom Fields**. Felder werden pro Datensatztyp definiert, also Kandidaten, Stellen, Unternehmen, und erscheinen auf den Datensätzen neben den eingebauten Details.
## Was Sie hinzufügen sollten (und was nicht)
Der nützliche Test: Wird jemand danach filtern oder berichten? Kündigungsfrist verdient ihren Platz, weil "verfügbar innerhalb von 3 Monaten" eine echte Suche ist. Ein Freitext-Feld "Sonstiges" nicht, dafür gibt es [Notes](/de/pipeline/notes-references-files).
Häufige Felder bei DACH-Agenturen: Kündigungsfrist, Zielgehalt gegenüber aktuellem Gehalt, Umzugsbereitschaft, Führerscheinklasse, Sprachniveaus jenseits von Deutsch/Englisch, Erfahrung mit Betriebsräten.
## Individuelle Felder und Datenqualität
Von Ihnen hinzugefügte Felder werden Teil des Vollständigkeitsbilds unter **Tenant Admin → Data Quality**, fügen Sie nur hinzu, was Ihr Team tatsächlich befüllen wird, sonst wird das Dashboard dauerhaft rot.
Definieren Sie individuelle Felder vor einer [CSV-Migration](/de/guides/migrating-from-spreadsheets), damit die Spalten Ihrer Tabelle einen Platz haben, an dem sie landen können.
# Import-Verlauf
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/import-history
Jeder CSV- und Lebenslauf-Import, protokolliert mit seinem Ergebnis: der Prüfpfad für alles, was in den Workspace gelangt ist.
**Tenant Admin → Import History** listet jeden je durchgeführten Import auf: was importiert wurde, von wem, wann, und wie es gelaufen ist.
## Wofür er da ist
![Import history list]()
* **Migrationsprüfung.** Nach einer [Tabellen-Migration](/de/guides/migrating-from-spreadsheets) bestätigen Sie im Verlauf, dass alle Zeilen angekommen sind, und führen erneut aus, was nicht angekommen ist, statt zu raten.
* **Herkunftsfragen.** "Woher kam dieser Kandidat?" hat unter der DSGVO manchmal eine Compliance-Seite; sagen zu können "CSV-Import aus unserem alten ATS, 13. Juli 2026" ist eine echte Antwort. Gesourcte Kandidaten tragen ihre Herkunft auf dem Datensatz, Importe tragen ihre hier.
* **Duplikat-Forensik.** Existieren zwei ähnliche Datensätze, zeigt der Import-Verlauf, welcher wann angekommen ist, der Ausgangspunkt, bevor Sie irgendetwas zusammenführen.
Ein großer Import geplant? Machen Sie zuerst eine Testdatei mit zehn Zeilen. Der Verlauf zeigt Ihnen das Ergebnis sofort, und ein Mapping bei zehn Zeilen zu korrigieren schlägt es, bei zehntausend zu korrigieren.
# Ihr Profilbild
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/profile-picture-and-avatar
Laden Sie einmal ein Foto hoch oder wählen Sie einen gezeichneten Avatar — damit werden Sie überall im Workspace gezeigt.
Die Frage, die man an eine Liste am schnellsten stellt, ist die nach der Zuständigkeit: wessen Kunde ist das, wessen Projekt, wer bleibt an diesem Kandidaten dran. Ein Name in einer Spalte beantwortet sie langsam. Ein Gesicht beantwortet sie, bevor Sie die Zeile zu Ende gelesen haben.
Ein Bild pro Person lässt eine Teamliste außerdem wie ein Team aussehen. Eine Kleinigkeit — und zugleich der Unterschied zwischen einem Workspace, der besetzt wirkt, und einem, der sich wie eine Tabelle anfühlt.
## Ihr Bild festlegen
Die Karte **Foto** steht ganz oben auf der Seite.
![Foto-Upload und Auswahl gezeichneter Avatare im Profil]()
**Hochladen** nimmt eine Bilddatei von Ihrem Rechner. Wenn Sie lieber kein Foto verwenden, wählen Sie einen der gezeichneten Avatare darunter — **Mehr anzeigen** bringt jeweils einen neuen Satz, bis einer passt. Beides wird sofort und überall zu Ihrem Bild.
**Entfernen** nimmt Ihr Bild wieder weg. Sie werden dann mit Ihren Initialen auf einer ruhigen Farbe gezeigt, und diese Farbe bleibt für Sie überall dieselbe.
Wenn Sie sich mit einem Arbeitskonto angemeldet haben, das bereits ein Profilbild trägt, verwendet Yena dieses Bild von Anfang an. Es ist immer nur ein Startpunkt: Sobald Sie ein Bild hochladen oder einen Avatar wählen, gilt Ihre Wahl und wird nie überschrieben.
## Wo es erscheint
* **Owner-Spalten**: bei Unternehmen, Stellen und Kandidaten.
* **Owner- und Zuweisungs-Auswahl**: Sie wählen eine Kollegin am Gesicht, nicht durch Lesen eines Dropdowns.
* **Die Teamliste** im Tenant Admin.
* **Die Seitenleiste**, neben Ihrem Namen.
![Owner-Spalte mit Profilbildern]()
Bitten Sie alle darum, das in ihrer ersten Woche zu erledigen. Der Nutzen entsteht erst, wenn das ganze Team eines hat: Eine Liste, in der drei von fünf Personen nur Initialen sind, liest sich nicht schneller als eine Liste aus Namen.
# Reports
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/reports
Recruiting-KPIs, Pipeline-Funnel, Umsatz, Teamaktivität und Datenqualität an einem Ort.
**Reports** beantwortet die Montagsfragen ohne Excel-Arbeit.
![Recruiting reports with KPI cards and pipeline funnel]()
* **Overview** zeigt die Kennzahlen für den Zeitraum: hinzugefügte Kandidaten, versendete Lebensläufe, angesetzte Interviews, Besetzungen, Umsatz, jeweils gegen den Vorzeitraum. Zeiträume: 7, 30, 90 Tage oder gesamt.
* **Pipeline Funnel** zeigt, wo Kandidaten in jeder Phase stehen, für alle Stellen oder eine einzelne.
* **Activity Volume** schlüsselt E-Mails, Anrufe, Meetings und Notizen über die Zeit auf, pro Team oder pro Person.
* Eigene Tabs gehen tiefer: **Revenue, Jobs & Velocity, Team, Clients, Candidate Pool, Data Quality**.
Data Quality ist der stille Tab, den Sie monatlich prüfen sollten: Er zeigt, wo Datensätzen die Felder fehlen, auf die der Rest des Reportings aufbaut.
# Team- und Workspace-Einstellungen
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/team-and-workspace-settings
Tenant Admin: Workspace-Standards, Teammitglieder und Rollen, Pipelines, Custom Fields und Audit Log.
**Tenant Admin** (sichtbar für Owner und Admins) ist der Ort, an dem der Workspace selbst konfiguriert wird.
![Tenant Admin, allgemeine Einstellungen]()
## General
Workspace-Name, **Standardwährung** (für Auftragswerte und Umsatz-Reporting), **Standard-Zeitzone** und die **Sprache** des Workspace.
## Team
Laden Sie Kolleginnen und Kollegen mit **Invite Member** ein; Mitglieder tragen eine Rolle (Owner, weitere Rollen je nach Plan) und einen Zuletzt-aktiv-Indikator.
![Team-Einstellungen mit Invite Member]()
## Der Rest der Admin-Oberfläche
* **Audit Log**: wer hat was wann getan.
* **Pipelines**: Pipeline-Vorlagen auf Workspace-Ebene, damit neue Stellen mit Ihren Phasen starten.
* **Custom Fields**: Kandidaten-, Stellen- und Unternehmensdatensätze um eigene Felder erweitern.
* **Import History**: jeder CSV- und CV-Import, nachvollziehbar.
* **AI & Workspace**: KI-Einstellungen für den Workspace.
* **Billing**: Plan und Zahlung.
* **Client Portal**: Portal-Standards und Branding.
* **Data Quality**: wo Datensätzen die Felder fehlen, auf die Ihr Reporting baut.
# Ansichten, Filter und Listen
Source: https://support.yena.ai/de/workspace/views-filters-lists
Die Kandidaten-, Stellen- und Unternehmens-Tabellen so formen, wie Sie tatsächlich arbeiten.
## Filter und gespeicherte Ansichten
Jede Datensatz-Tabelle (Candidates, Jobs, Clients) hat **Filters** und **+ Save view**. Filtern Sie auf den Ausschnitt, mit dem Sie täglich arbeiten, speichern Sie ihn als Ansicht, und er ist ab dann einen Klick entfernt. Spalten sind pro Tabelle über **Columns** konfigurierbar.
## Listen
Listen gruppieren Kandidaten über Mandate hinweg: etwa "SAP-Berater Rhein-Main" oder "Silbermedaillen Q3". In der Pipeline einer Stelle hat der Pool einen **Lists**-Tab neben dem Gesamtpool; eine gut gepflegte Liste wird so zur Startelf für die nächste ähnliche Suche.
## Die Pool-Filter
In der Pipeline einer Stelle trägt der Kandidaten-Pool Schnellfilter: Erfahrung, LinkedIn vorhanden, Anreicherungsstatus, Aktualität. Sie sind für den "Wen haben wir dafür schon?"-Durchgang vor dem externen Sourcing gebaut; [Smart Match](/de/pipeline/smart-match) ist die automatisierte Version derselben Frage.